 |
| Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND, các đơn vị có báo cáo tại kỳ họp cùng phối hợp phục vụ việc trình chiếu |
Qua một đoạn đường dài từ việc nghiên cứu, xây dựng mô hình, bước đầu triển khai thực hiện mua sắm máy móc thiết bị đã hoàn thành xong, dẫu trải qua không ít sóng gió vì việc tìm kiếm giải pháp về nguồn vốn tưởng chừng như bế tắc…Kết quả, các đại biểu và cơ quan của đại biểu HĐND tỉnh đã đồng tình hưởng ứng chủ trương của Thường trực HĐND tỉnh, tự mua sắm máy cho đại biểu sử dụng, thậm chí có đến 16 vị đại biểu do chưa có điều kiện tự mua máy, đã nhất trí với phương án tạm ứng tiền ngân sách ra trang bị máy tính cho mình và trừ dần vào sinh hoạt phí hàng tháng.
Giảm bớt một nỗi lo về máy tính, việc tiếp theo là nỗi lo về cung cấp thông tin qua máy tính. Theo phương án đề ra, có hai phương pháp là cung cấp thông tin qua USB và qua phần mềm quản lý công văn M-OFFICE. Văn phòng HĐND tỉnh đã gấp rút chuẩn bị một Hội nghị tập huấn, mục đích để hướng dẫn cách sử dụng máy tính, các quy ước về đặt tên hồ sơ theo trình tự kỳ họp, và cách thức sử dụng M-OFFICE để gửi sẵn các file hồ sơ qua tai khoản riêng của đại biểu. Qua Hội nghị tập huấn này, lại nổi lên một vấn đề: mạng không dây trong hội trường tầng 1-Trụ sở khối nhà nước bị nghẽn ngay khi có khoảng 80 máy tính xách tay cung truy cập một lúc.
Kết thúc Hội nghị tập huấn, Văn phòng bắt tay ngay vào việc: phổ biến tinh thần cho các vị đại biểu là “Cách thức chủ yếu để tra cứu thông tin kỳ họp là qua USB, không khuyến khích dùng mạng M-OFFICE, tuy nhiên mạng M-OFFICE vẫn được dùng để gửi những hồ sơ cập nhật sau cùng mà chưa cung cấp kịp qua USB”, đồng thời, với sự hỗ trợ của Trung tâm Tin học, đã huy động 4 đường ADSL và sắm thiết bị để phát không dây cho 4 góc của hội trường tầng 1.
Kết quả tại kỳ họp thứ 12, giải pháp về mạng xem như tạm ổn, tuy nhiên cách thức sử dụng USB dùng chung đã làm lây lan virus máy tính khá phổ biến tại kỳ họp. Để đối phó với tình trạng này, Văn phòng HĐND tỉnh đã đặt mua gấp chương trình diệt Virus Kaspersky Anti-Virus có bản quyền và cấp phát cho đại biểu ngay tại kỳ họp, đề nghị chuyên viên tin học của cơ quan đại biểu cài đặt ngay sau kỳ họp.
Ngoài giải pháp về thiết bị và giải pháp về mạng, cả một quá trình thử nghiệm đã diễn ra, có những giải pháp thử nghiệm xong không khả thi, ví dụ như ý tưởng đưa server của phần mềm M-OFFICE về Sở Khoa học&Công nghệ để nhờ quản lý để có thể vận hành với tốc độ cao, sử dụng cho khối lượng công việc lớn, sử dụng được 24/24 giờ ( hiện tại ở trụ sở khối nhà nước, ngoài giờ, ngày làm việc phải cắt điện để bảo đảm an toàn PCCC). Muốn đưa được server về Sở KH&CN, phải có đường truyền tốc độ cao. Văn phòng HĐND tỉnh đã dự kiến lắp đặt đường cáp quang ( PA1), hoặc cáp đồng (PA2) để truyền dữ liệu. Qua làm việc cới Bưu điện tỉnh, khả năng lắp đặt cáp quang là rất khó thực hiện, chi phí cao, phải đấu nối vào đường cáp quang chung của tỉnh do Cục Bưu điện quản lý. Về việc lắp đặt đường cáp đồng, đã được hoàn tất ngay trước kỳ họp thứ 12 nhưng vì thời gian cấp bách, không kịp triển khai cho hệ thống mạng nội bộ để cung cấp giải pháp mạng cho các máy con của VP.HĐND tỉnh. Tuy nhiên, việc làm này sẽ được triển khai thực hiện sau kỳ họp thứ 12, là giải pháp cung cấp mạng nội bộ lâu dài để truyền dữ liệu từ Sở KH&CN về Văn phòng HĐND tỉnh.
Tại kỳ họp 12, đại biểu vừa được cung cấp thông tin bằng giấy, thông tin qua USB, thông tin qua M-OFFICE. Tất cả các báo cáo, đề án, tờ trình đọc tại kỳ họp đều được trình chiếu, có nội dung tóm tắt, hình ảnh minh họa sinh đong. Để thực hiện được điều này, các chuyên viên Văn phòng HĐND tỉnh đã “ngày đêm” chuyển file sang file trình chiếu qua phần mềm Power point, việc này cũng là cả một sự mày mò vì phần mềm này vốn dĩ chưa thông dụng trong công việc hàng ngày của các chuyên viên. Tuy nhiên, khối lượng công việc cũng được chia sẻ phần nào do một số báo cáo của sở, ngành đã được tự chuẩn bị như Sở Kế hoạch&Đầu tư, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài chính…chỉ có mot số cơ quan chưa tự chuẩn bị được như TAND tỉnh, VKSND tỉnh, Thanh tra tỉnh…đều được chuyên viên Văn phòng HĐND tỉnh hỗ trợ chuyển sang file trình chiếu phục vụ kỳ họp.
Sau kỳ họp thứ 12, phần lớn đại biểu tiếp tục liên lạc với Văn phòng HĐND tỉnh thông qua mạng quản lý công văn, tất cả công văn gửi cho đại biểu sau kỳ họp đều đồng thời được gửi qua mạng, hướng đến mục tiêu sẽ không gửi công văn bằng giấy, vì phương pháp gửi qua mạng giúp người gửi có thể kiểm soát xem công văn có được mở ra xem hay chưa. Phương hướng sắp tới sẽ không khuyến khích sử dụng USB tại kỳ họp nữa mà Văn phòng sẽ gửi hồ sơ cho đại biểu qua mạng để đại biểu lưu sẵn vào máy tính.
Qua quá trình thực hiện mô hình “HĐND điện tử”, kết quả là rất tiết kiệm và hiệu quả cao. Tiết kiệm vì chỉ tốn kém rất ít chi phí mua USB cho đại biểu, tuy nhiên số USB này cũng được Văn phòng quản lý để chép dữ liệu, ngoài ra mua những trang thiết bị tối cần thiết như máy chiếu, màn chiếu, chi phí lắp đường dây điện…Về hiệu quả thì bước đầu đã thấy rõ như tiết kiệm giấy tờ, công in ấn, công xếp hồ sơ, tiết kiệm thời gian lục tìm hồ sơ của đại biểu, để đại biểu dành tối đa thời gian nghiên cứu, đóng góp ý kiến tại kỳ họp. Ngoài ra, việc gửi công văn qua mạng sẽ giúp Văn phòng kiểm soát xem đại biểu có nhận được hay chưa, đây lại thêm một đặc điem nổi trội của việc gửi công văn qua mạng hơn so với gửi công văn bằng giấy.
Kim Chung