Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng thì công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Còn chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Như vậy công chứng là hành vi của Công chứng viên, còn chứng thực là là hành vi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực bao gồm: Trưởng, Phó phòng tư pháp, chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã,Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài ( điều 5 Nghị định 79/CP ).
Như vậy việc chứng sao từ bản chính hay chứng thực chữ ký của UBND cấp xã là hoạt động chứng thực chứ không phải là hoạt động công chứng.
Không chỉ có người dân mà ngay cả một số cán bộ, công chức cũng chưa phân biệt được giữa công chứng với chứng thực cho nên có nơi tại UBND các xã để các bảng “Nơi ký công chứng”, “Nơi đóng dấu công chứng”. Luật Công chứng và Nghị định 79 về chứng thực đã được áp dụng hơn hai tháng nay nhưng đến nay xem ra không phải người dân nào cũng biết các quy định này, vì thế nên hàng ngày các Phòng công chứng vẫn còn nhiều người đến yêu cầu chứng thực bản sao giay tờ, ngay cả một số cán bộ, công chức vẫn chưa nắm được cụ thể các quy định của hai văn bản luật này, cho nên có sự nhần lẫn giữa công chứng và chứng thực là chuyện đương nhiên.
Ngoài ra, khi triển khai thực hiện NĐ 79/CP về công tác chứng thực Phòng Tư pháp cấp huyện có quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài cũng gặp một số khó khăn như thiếu cộng tác viên dịch thuật các thứ tiếng nước ngoài không thông dụng như tiếng Ý, Hàn, Đức... vì vậy đối với những trường hợp này người dân cũng phải đến Phòng Tư pháp Biên hòa thực hiện vì nơi đây đội ngũ cộng tác viên đầy đủ hơn.
Có những trường hợp người dân yêu cầu chưng thực bản sao tiếng nước ngoài thì cán bộ vẫn phải thực hiện việc chứng thực nhưng không nắm được nội dung bản chính cũng tạo tâm lý hơi lo ngại.
Đối với các văn bằng giả thì càng phức tạp hơn, trong thời gian qua cũng có không ít trường hợp cán bộ làm công tác chứng thực ở xã, phường phát hiện các bằng cấp giả, có cả giấy chứng nhận quyền sử dụng đất... hoặc có trường hợp nghi ngờ nhưng cũng khó xác định vì chưa có kinh nghiệm cũng như chưa được các thông tin từ phía các cơ quan chức năng về các loại giấy tờ có thể giả mạo. Vì vậy, trong thời gian tới ngành Tư pháp cần phối hợp với ngành công an và các ngành chức năng khác tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ cũng như các biện pháp phát hiện các loại giấy tờ giả mạo đồng thời tiếp tục tuyên truyền bằng nhiều hình thức để mọi người nắm được các quy định của Luật công chứng và Nghị định 79/CP góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động này và đưa công tác công chứng và chứng thực ngày càng đến gần dân hơn.
Phương Anh