Thứ nhất, việc phối hợp xây dựng lịch công tác của Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh: Mục tiêu của chương trình công tác phải đảm bảo có tính tổng thể, toàn diện, đồng thời xác định rõ nội dung chủ yếu về hoạt động của chương trình công tác theo năm, quý, tháng, tuần; dự kiến công tác chủ yếu của năm, quý, tháng, tuần kế tiếp. Theo đó, khi xây dựng chương trình làm việc của Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy, các Văn phòng có trách nhiệm gửi dự kiến chương trình công tác (năm, quý, tháng, tuần) của cơ quan lãnh đạo mà Văn phòng đó phục vụ đến Văn phòng Tỉnh ủy, dự kiến chương trình công tác năm gửi trước ngày 30 tháng 11 năm trước, chương trình công tác của quý sau gửi trước ngày 20 của tháng cuối quý trước, chương trình công tác tháng sau gửi trước ngày 25 hàng tháng. Sau đó, Văn phòng Tỉnh ủy tổng hợp ý kiến các Văn phòng, cân đối chung, điều chỉnh các hoạt động có sự trùng lặp về thời gian, địa bàn, xây dựng kiện kiến chương trình, trình Thường trực Tỉnh ủy xem xét, quyết định và thông báo đến các Văn phòng trước khi ban hành chương trình chính thức. Việc phối hợp xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo tỉnh có tầm quan trọng đặc biệt để đảm bảo tạo điều kiện giải quyết các công việc theo quy định và rất nhiều công việc phát sinh đảm bảo công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tỉnh.
Lãnh đạo 03 Văn phòng thực hiện nghi thức ký kết Quy chế Thứ hai, phối hợp trao đổi thông tin đảm bảo tính chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời: Theo đó, các loại thông tin trao đổi định kỳ gồm chương trình công tác, Báo cáo công tác, chỉ thị, nghị quyết, kết luận, thông báo của các cơ quan lãnh đạo tỉnh, các loại báo, tạp chí, ấn phẩm do các Văn phòng phát hành. Riêng đối với những thông báo kết luận, quyết định tại các cuộc họp của lãnh đạo tỉnh liên quan đến công tác phục vụ của các Văn phòng, thì Văn phòng nào chủ trì phục vụ cuộc họp sẽ thông báo nội dung cho các Văn phòng có liên quan. Đặc biệt, tại các cuộc họp giao ban của Thường trực Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy với Thành ủy, thị ủy, huyện ủy và các đảng ủy trực thuộc và các cuộc giao ban định kỳ giữa Thường trực Tỉnh ủy với Thường trực HĐND, UBND, UBMTTQVN tỉnh có tính chất đặc biệt quan trọng, quyết định việc giải quyết những vấn đề lớn của tỉnh trong quá trình phát triển kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh, vì thế cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các Văn phòng để chuẩn bị phục vụ các nội dung có liên quan phục vụ lãnh đạo tỉnh đảm bảo tính kịp thời, đồng bộ, hợp lý, khoa học, đúng quy định. Về phương thức thực hiện, sẽ xây dựng mạng thông tin liên lạc và ban hành quy chế cung cấp sử dụng và xử lý thông tin trên mạng. Theo đó, Văn phòng Tỉnh ủy chủ trì, phối hợp các Văn phòng tạo điều kiện để bộ phận cơ yếu của Văn phòng Tỉnh ủy, bộ phận thông tin của Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, Trung tâm Tin học&Ngoại ngữ của Văn phòng UBND tỉnh thực hiện việc phối hợp, kết nối thông tin trên mạng giữa các Văn phòng.
Thứ ba, tham mưu, xử lý và giải quyết đơn, thư khiếu nại-tố cáo và tiếp công dân: gồm các nhiệm vụ chung để phục vụ lãnh đạo thực hiện công tác tiếp công dân, tham mưu xử lý và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị. Bên cạnh đó, tham mưu giải quyết khiếu nại tố cáo phức tạp, kéo dài hoặc khiếu nại tố cáo đông người tập trung tại trụ sở các văn phòng, tiếp công dân và tiếp nhận đơn trong các trường hợp đặc biệt, trao đổi kinh nghiệm tham mưu, xử lý, giải quyết đơn. Theo đó các Văn phòng, tăng cường phối hợp tiếp công dân, tiếp nhận đơn thư trong các kỳ Đại hội đảng, bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp, kỳ họp Hội đồng nhân dân, ngày lễ, ngày kỷ niệm của đất nước, của tỉnh và sự kiện chính trị trọng đại của đảng và nhà nước, thường xuyên trao đổi thông tin, kinh nghiệm giữa các Văn phòng về công tác giải quyết đơn và tiếp công dân. Định kỳ hoặc đột xuất, các Văn phòng phối hợp thành lập đoàn đi nắm tình hình để báo cáo với Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh đôn đốc các cơ quan chức năng trong việc giải quyết đơn thư khiếu nại-tố cáo của công dân. Về phương thức thực hiện, các Văn phòng phối hợp nghiên cứu, xây dựng một phần mềm nội bộ chuyên về tiếp nhận, xử lý, giải quyết đơn thư khiếu nại-tố cáo và tiếp công dân (kèm Quy chế sử dụng để đảm bảo tính bảo mật của hệ thống) để đảm bảo việc xử lý, giải quyết đơn và tiếp công dân được hợp lý, khoa học, giúp cung cấp thông tin cho các bên được nhanh gọn, hiệu quả, qua đó nâng cao chất lượng công tác tham mưu.
Thứ tư, đánh giá, rút kinh nghiệm công tác phối hợp: hàng năm các Văn phòng tổ chức họp để thống nhất đánh giá công tác phối hợp trong năm và rút kinh nghiệm công tác phối hợp cho năm sau. Việc tổ chức họp rút kinh nghiệm được tổ chức luân phiên theo sự thỏa thuận giữa các Văn phòng.
Kim Chung