QUY CHẾ
Làm việc của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội
và Hội đồng nhân dân tỉnh Đồng Nai
(Ban hành kèm theo quyết định số 60/QĐ-VP ngày 24/9/2021 của Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Đồng Nai)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích, yêu cầu
1. Quy chế này được xây dựng nhằm đảm bảo cho Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh (Văn phòng) thực hiện tốt chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Quốc hội (ĐBQH) và Hội đồng nhân dân (HĐND), Thường trực HĐND, Ban của HĐND, đại biểu HĐND tỉnh theo đúng quy định tại Nghị quyết 1004/2020/UBTVQH14 ngày 18 tháng 9 năm 2020 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
2. Hoạt động của Văn phòng phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo chương trình, kế hoạch công tác đã đề ra; thực hiện cải cách hành chính hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định nguyên tắc, trách nhiệm, phạm vi, mối quan hệ công tác, lề lối và trình tự giải quyết công việc nội bộ thuộc Văn phòng.
2. Cá nhân, tập thể thuộc Văn phòng chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.
Điều 3. Nguyên tắc làm việc
1. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, đồng thời tôn trọng nguyên tắc tập trung dân chủ.
2. Bảo đảm dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao cho một phòng, một cá nhân phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Các phòng thuộc Văn phòng có trách nhiệm phối kết hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nếu công việc giao cho Phòng thì Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về tiến độ và kết quả công việc được phân công.
3. Đảm bảo sự phối hợp, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc giữa các chuyên viên trong từng phòng, giữa các phòng với nhau và giữa các lãnh đạo Văn phòng.
4. Công chức, nhân viên ngoài việc thực hiện các quy định tại Quy chế này còn phải chấp hành các quy định của Luật Cán bộ, công chức; Bộ Luật lao động; các quy định của Đảng và Nhà nước liên quan đến công chức, công vụ và các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, các nội quy, quy chế khác của Văn phòng.
Chương II
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG,
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Điều 4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu, điều hành công việc chung của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Chánh Văn phòng tổ chức việc quản lý, sử dụng kinh phí hoạt động của Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh và kinh phí của Văn phòng theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể theo Quyết định số 55/QĐ-VP ngày 07 tháng 9 năm 2021 của Văn phòng về việc phân công nhiệm vụ Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng trong tổ chức, triển khai thực hiện công việc.
Khi Chánh Văn phòng đi công tác hoặc vắng mặt tại cơ quan từ 02 ngày trở lên, Chánh Văn phòng có văn bản ủy quyền một Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo các mặt hoạt động của cơ quan, được quyết định những vấn đề ngoài lĩnh vực được phân công theo ủy quyền của Chánh Văn phòng. Phạm vi, thời hạn ủy quyền do Chánh Văn phòng quyết định.
Khi một Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực đi vắng, Chánh Văn phòng trực tiếp giải quyết hoặc phân công Phó Chánh Văn phòng khác giải quyết công việc thay Phó Chánh Văn phòng đi vắng.
Chánh Văn phòng thực hiện việc điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ cho Phó Chánh Văn phòng tùy theo tình hình công việc, nhiệm vụ của Văn phòng, khi xét thấy cần thiết sau khi đã trao đổi ý kiến của tập thể lãnh đạo Văn phòng, Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH và Thường trực HĐND tỉnh.
Điều 5. Nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trên lĩnh vực theo phân công của Chánh Văn phòng, được thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được phân công, ký thay Chánh Văn phòng đối với các văn bản của Văn phòng thuộc trách nhiệm được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật. Nhiệm vụ cụ thể theo Quyết định số 55/QĐ-VP ngày 07 tháng 9 năm 2021 của Văn phòng về việc phân công nhiệm vụ Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng chỉ đạo các phòng chuyên môn theo lĩnh vực công tác được giao để tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch; chỉ đạo nhận xét, đánh giá hàng năm đối với đơn vị, cán bộ, công chức, người lao động trong đơn vị theo phân cấp và sự ủy quyền của Chánh Văn phòng; trực tiếp giải quyết kiến nghị của tập thể, cá nhân trong đơn vị phụ trách theo thẩm quyền và báo cáo xin ý kiến Chánh Văn phòng những vấn đề vượt quá thẩm quyền.
Các Phó Chánh Văn phòng chủ động giải quyết công việc, phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chung của Văn phòng. Đối với những nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phụ trách, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Phó Chánh Văn phòng khác thì trực tiếp phối hợp với Phó Chánh Văn phòng liên quan để giải quyết.
Trường hợp Phó Chánh Văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, sau khi hoàn thành công việc báo cáo kết quả cho Chánh Văn phòng, trừ trường hợp có ý kiến khác; được ký văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách sau khi đã được sự thống nhất của Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh.
Trường hợp những vấn đề cần ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng hoặc giữa các Phó Chánh Văn phòng còn có ý kiến khác nhau thì Phó Chánh Văn phòng đang chủ trì xử lý công việc đó báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.
Chương III
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA TRƯỞNG PHÒNG,
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Điều 6. Nhiệm vụ, quyền hạn của trưởng phòng
1. Nhiệm vụ của trưởng phòng
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng theo quy định của Văn phòng, quy chế làm việc của phòng và các quy chế của Văn phòng có liên quan. Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của phòng; đôn đốc, theo dõi công chức, người lao động trong đơn vị thực hiện chương trình công tác; tổng hợp báo cáo việc thực hiện chương trình công tác của phòng hàng tháng, quý, năm theo quy định.
Phân công cụ thể công việc của từng công chức, nhân viên của phòng và đôn đốc quá trình thực hiện. Mỗi chuyên viên được trưởng phòng đề xuất, lãnh đạo Văn phòng quyết định phân công theo dõi một số lĩnh vực và đảm nhận một số nhiệm vụ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của phòng. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực.
Chuẩn bị các nội dung và chủ trì họp phòng định kỳ và báo cáo tại các cuộc họp giao ban của cơ quan theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng; Chủ trì đánh giá thi đua khen thưởng định kỳ và đột xuất đối với công chức, người lao động của phòng; Duy trì chế độ phối hợp công tác chuyên môn với các phòng khác của Văn phòng.
Giúp Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo, theo dõi và đôn đốc thực hiện ngày công lao động; tham mưu hoặc chủ động bố trí cán bộ làm thay và bàn giao công việc khi công chức, người lao động trở lại làm việc, đảm bảo theo nguyên tắc việc nghỉ theo chế độ, nghỉ ốm, đi công tác dài ngày… của công chức, người lao động không đuợc làm ảnh hưởng đến hoạt động của phòng, của Văn phòng, Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND và các Ban của HĐND tỉnh.
2. Quyền hạn của trưởng phòng:
Chỉ đạo trực tiếp phó trưởng phòng và công chức, người lao động thuộc phòng.
Được tham gia góp ý trong việc điều hành, tiếp nhận, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật công chức, người lao động trong phòng hoặc các phòng khác khi được lãnh đạo Văn phòng yêu cầu.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn, giúp lãnh đạo Văn phòng giữ quan hệ công tác với các cơ quan chuyên môn, đoàn thể cấp tỉnh, các cơ quan, địa phương cấp huyện để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của phó trưởng phòng
1. Nhiệm vụ của phó trưởng phòng
Trực tiếp giúp trưởng phòng chỉ đạo, thực hiện một số công việc của phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công, cùng với trưởng phòng chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng.
Tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của phòng và tổ chức quản lý phòng; phân công, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công chức, người lao động trực thuộc thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; báo cáo kết quả công tác với trưởng phòng.
Phối hợp công tác với các phòng khác trong Văn phòng, các cơ quan, tổ chức liên quan; dự và phục vụ các cuộc họp hoặc tham gia các đoàn công tác về nội dung có liên quan đến nhiệm vụ được phân công phụ trách.
2. Quyền hạn của phó trưởng phòng
Được ủy quyền giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng và báo cáo lại các công việc đã giải quyết.
Chỉ đạo trực tiếp công chức, người lao động thuộc phòng về lĩnh vực được phân công phụ trách.
Chương IV
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
Điều 8. Chế độ làm việc
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, kết hợp với chế độ chuyên viên nhằm đáp ứng kịp thời và đạt yêu cầu đối với hoạt động của Đoàn ĐBQH tỉnh, HĐND tỉnh, Thường trực HĐND, các Ban HĐND, các Tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh.
Chế độ thủ trưởng là chế độ cấp dưới phải tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cấp trên, đảm bảo sự thống nhất trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chánh Văn phòng.
Chế độ chuyên viên là chế độ cho công tác nghiên cứu, tham mưu tổng hợp, có tính chuyên sâu về chuyên môn, nghiệp vụ. Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng quản lý, quyết định đúng trách nhiệm và thẩm quyền; chuyên viên được có ý kiến độc lập về nội dung tham mưu thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được phân công theo dõi.
Điều 9. Những vấn đề thảo luận tập thể của lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng thảo luận tập thể những vấn đề sau đây trước khi xin ý kiến của Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội và Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định:
- Xây dựng quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác hàng năm và các vấn đề liên quan đến chủ trương, chính sách đối với cán bộ, công chức, người lao động cơ quan.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng phòng, phó trưởng phòng và phương án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy cơ quan Văn phòng.
- Công tác tiếp nhận, bổ nhiệm lại, chuyển đổi vị trí công tác; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, người lao động thuộc nội bộ Văn phòng.
- Các báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ 6 tháng, hàng năm của Văn phòng.
Điều 10. Cơ chế làm việc của các phòng thuộc Văn phòng
1. Cơ chế chung: Các phòng thuộc Văn phòng chịu sự quản lý toàn diện của Chánh Văn phòng, tham mưu trực tiếp cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực đối với chức năng nhiệm vụ được Văn phòng phân công. Trường hợp được chỉ đạo tham mưu trực tiếp cho Trưởng đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội và Đại biểu Quốc hội tỉnh, trưởng phòng báo cáo kết quả đối với Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực ngay sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
2. Cơ chế đặc thù: Phòng Công tác HĐND phân công chuyên viên theo các khối để tham mưu Thường trực và các Ban HĐND tỉnh, cụ thể như sau:
a) Phân công chuyên viên tham mưu Thường trực HĐND tỉnh:
Phân công các chuyên viên tham mưu Thường trực HĐND trên các lĩnh vực. Chuyên viên chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực.
b) Phân công chuyên viên tham mưu các Ban Hội đồng nhân dân tỉnh:
Chuyên viên chịu sự quản lý về hành chính, tổ chức của Văn phòng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các Ban HĐND tỉnh trong việc tham mưu công tác chuyên môn của Ban. Lãnh đạo phòng định kỳ và đột xuất kiểm tra tiến độ, chất lượng công tác tham mưu của chuyên viên Ban. Công việc khác của chuyên viên Ban vẫn theo sự phân công của Văn phòng.
Việc xác định nhân sự chuyên viên Ban có tính ổn định tương đối. Văn phòng tùy thời điểm có thể điều động hoặc tăng cường chuyên viên giữa các Ban hoặc tăng cường khối tham mưu của Thường trực, điều động chuyên viên Ban phục vụ các hoạt động của Văn phòng.
Việc đánh giá chất lượng công chức định kỳ của chuyên viên Ban, ngoài tuân thủ quy trình chung, Lãnh đạo Văn phòng và Hội đồng thi đua khen thưởng cơ quan tham khảo ý kiến nhận xét của lãnh đạo Ban để có thêm cơ sở quyết định hình thức thi đua khen thưởng cho chuyên viên Ban. Quy trình cụ thể theo Quy chế thi đua khen thưởng của Văn phòng.
Chương V
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TRÁCH NHIỆM CHUNG CỦA CÔNG CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG
Điều 11. Nhiệm vụ của công chức, người lao động
1. Công chức, nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ đặc thù của Văn phòng chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao trước Trưởng phòng; được đề xuất ý kiến trong phạm vi giải quyết công việc của mình trình Trưởng phòng trước khi trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp. Lãnh đạo Văn phòng chỉ giải quyết đề xuất của công chức, người lao động khi đã có ý kiến của trưởng phòng.
2. Các chuyên viên làm việc trực tiếp với Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH, Thường trực, các Ban HĐND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng, báo cáo kết quả làm việc với Trưởng phòng biết để đảm bảo các thủ tục quy định của cơ quan hành chính Nhà nước.
3. Chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường) chịu trách nhiệm từ giai đoạn điều tra, thu thập thông tin ban đầu đến việc ra quyết định, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện quyết định cho người giao nhiệm vụ.
4. Chuyên viên theo dõi một hay nhiều lĩnh vực khi gặp vấn đề có liên quan đến lĩnh vực khác thì chủ động phối hợp, trao đổi thống nhất giữa các chuyên viên với nhau trước khi trình Phó Chánh Văn phòng hoặc Chánh văn phòng quyết định, nếu là nội dung liên quan đến công tác tham mưu Ban HĐND tỉnh thì báo cáo Trưởng Ban xem xét, quyết định.
5. Trong trường hợp các chuyên viên được bố trí vị trí việc làm kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, các Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực có quyền huy động chuyên viên theo đúng vị trí việc làm.
Điều 12. Quyền hạn của công chức, người lao động
1. Được hưởng các chế độ, chính sách, khen thưởng, đề bạt, bổ nhiệm, luân chuyển theo quy định của pháp luật;
2. Được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ theo quy hoạch và yêu cầu của Văn phòng;
3. Được tiếp nhận các thông tin để phục vụ cho việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn;
4. Được tham gia đề xuất ý kiến với lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng về các chủ trương, phương hướng nhiệm vụ, kế hoạch công tác và những vấn đề quản lý của cơ quan khi được yêu cầu.
Điều 13. Trách nhiệm của công chức, người lao động
1. Thực hiện nghiêm chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và của tỉnh. Chấp hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật Cán bộ, công chức, Bộ Luật lao động; các quy định khác của pháp luật và Nội quy, Quy chế làm việc của Văn phòng, của phòng đang công tác.
2. Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc hàng ngày. Tham gia tích cực và đầy đủ các hoạt động, phong trào thi đua, sinh hoạt đoàn thể, trực cơ quan theo phân công.
3. Thường xuyên tu dưỡng, rèn luyện, học tập và nghiên cứu để không ngừng nâng cao phẩm chất đạo đức công vụ, văn hoá công vụ, trình độ lý luận chính trị và chuyên môn nghiệp vụ.
4. Chủ động cập nhật, thu thập thông tin, các văn bản chi đạo của cấp trên; theo dõi thống kê các số liệu, lưu trữ hồ sơ các tài liệu, tư liệu có liên quan đến công việc đang phụ trách đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và khai thác, sử dụng thuận lợi để phục vụ cho công tác nghiên cứu, tham mưu, đề xuất, giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tiễn.
5. Giữ gìn đoàn kết, thống nhất và phối hợp trong công tác, tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan. Chấp hành nghiêm sự phân công, quản lý, điều hành của lãnh đạo. Không được nói, viết và làm trái với các quy định của Đảng, Nhà nước; tuyệt đối giữ bí mật theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; chấp hành nghiêm túc kỷ luật phát ngôn và ý thức tổ chức kỷ luật trong cơ quan, không ngừng tự hoàn thiện để góp phần xây dựng cơ quan vững mạnh toàn diện.
Chương VI
NGUYÊN TẮC, QUY TRÌNH THAM MƯU, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 14. Nguyên tắc tham mưu, xây dựng văn bản
1. Văn bản do Văn phòng tham mưu ban hành phải đảm bảo nguyên tắc đúng chủ trương, nghị quyết, chỉ thị của Đảng, quy định của pháp luật.
2. Đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành, đúng thể thức và quy trình soạn thảo văn bản.
3. Đảm bảo mục đích, yêu cầu đề ra và có tính khả thi.
Điều 15. Quy trình tham mưu, ban hành văn bản
1. Văn bản không có tên loại, báo cáo thường kỳ, báo cáo chuyên đề của Thường trực HĐND, Đảng đoàn HĐND tỉnh:
- Đối với văn bản không có tên loại: Chuyên viên xây dựng dự thảo, trình trưởng phòng rà soát, kiểm tra, góp ý tiếp thu (dự thảo lần 1), trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực (Văn bản của Thường trực HĐND), hoặc Chánh Văn phòng (Văn bản của Đảng đoàn HĐND) rà soát, tiếp thu (dự thảo lần 2), gửi xin ý kiến Ban chuyên môn phụ trách lĩnh vực, tiếp thu (dự thảo lần 3), gửi lãnh đạo Văn phòng rà soát, ký nháy, trình lãnh đạo ký ban hành.
- Đối với báo cáo chuyên đề, báo cáo thường kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm: Chuyên viên dự thảo, lãnh đạo phòng rà soát, góp ý tiếp thu (dự thảo lần 1); trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực rà soát, góp ý tiếp thu (dự thảo lần 2); gửi xin ý kiến Ủy viên Thường trực HĐND (báo cáo của Thường trực HĐND), Ủy viên Đảng Đoàn HĐND (báo cáo của Đảng Đoàn HĐND), nghiên cứu, góp ý, tiếp thu (dự thảo lần 3); hoàn thiện, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực rà soát ký nháy (báo cáo của Thường trực HĐND tỉnh), Chánh Văn phòng-Thư ký Đảng đoàn rà soát ký nháy (báo cáo của Đảng Đoàn HĐND tỉnh) trình lãnh đạo ký ban hành. Trường hợp cần thiết, tham mưu tổ chức cuộc họp Thường trực HĐND, Đảng đoàn HĐND tỉnh để bàn bạc, trao đổi thống nhất.
2. Tham mưu trả lời đối với văn bản UBND tỉnh xin ý kiến Thường trực HĐND giữa hai kỳ họp:
- Sau khi nhận được văn bản xin ý kiến của cơ quan chức năng, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch HĐND tỉnh phân công Ban phụ trách lĩnh vực nghiên cứu, thẩm tra, cho ý kiến.
- Trên cơ sở Văn bản ý kiến của Ban chuyên môn, chuyên viên Văn phòng dự thảo ý kiến của Thường trực HĐND tỉnh, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách rà soát (dự thảo lần 1); gửi xin ý kiến Ủy viên Thường trực HĐND tỉnh và tổng hợp, tiếp thu (dự thảo lần 2). Trường hợp còn có ý kiến khác nhau, tham mưu Thường trực HĐND tổ chức họp để thống nhất, tiếp thu (dự thảo lần 3), trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối rà soát, ký nháy trước khi trình Phó Chủ tịch HĐND tỉnh ký ban hành.
3. Tham mưu báo cáo của Đảng đoàn HĐND tỉnh trình Ban Thường vụ Tỉnh ủy cho ý kiến những nội dung quan trọng trình kỳ họp HĐND tỉnh:
- Trên cơ sở thẩm tra chính thức của Ban HĐND tỉnh, Thư ký Đảng đoàn chỉ đạo nhóm chuyên viên giúp việc Đảng đoàn dự thảo Báo cáo của Đảng đoàn trình Ban Thường vụ Tỉnh ủy (dự thảo lần 1).
- Thư ký Đảng đoàn gửi dự thảo xin ý kiến các thành viên Đảng đoàn, trường hợp còn có ý kiến khác nhau, tham mưu tổ chức họp để thống nhất, hoàn thiện (dự thảo lần 2). Thư ký đảng đoàn rà soát, ký nháy chịu trách nhiệm, trình Phó Bí thư Đảng đoàn thông qua trước khi trình Bí thư Đảng đoàn ký ban hành.
4. Quy trình tham mưu hoàn thiện Nghị quyết HĐND tỉnh:
a) Nghị quyết do UBND tỉnh trình:
- Trước Kỳ họp: Dự thảo Nghị quyết sau được các Ban HĐND tỉnh thẩm tra, trình ra kỳ họp (dự thảo lần 1).
- Tại Kỳ họp, Văn phòng gửi xin ý kiến các Trưởng, Phó Trưởng Ban HĐND, lãnh đạo UBND tỉnh, các sở, ngành liên quan, Tổ trưởng Tổ đại biểu. Tiếp thu hoàn thiện. Gửi xin ý kiến Chủ tọa. Thư ký đọc thông qua tại Kỳ họp (dự thảo lần 2).
- Sau kỳ họp, chuyên viên trình lãnh đạo Ban ký tắt chịu trách nhiệm về nội dung, sau đó trình lãnh đạo Văn phòng ký tắt chịu trách nhiệm rà soát toàn bộ về nội dung và thể thức (dự thảo lần 3). Trình Chủ tịch HĐND tỉnh ký ban hành.
b) Nghị quyết do HĐND tỉnh trình:
- Trước Kỳ họp: Dự thảo Nghị quyết do chuyên viên soạn thảo, trình lãnh đạo Phòng rà soát rồi trình Phó Chánh Văn phòng (dự thảo lần 1). Sau đó gửi xin ý kiến Ủy viên Thường trực HĐND tỉnh, Phó Trưởng Ban HĐND tỉnh, tổng hợp hoàn thiện (dự thảo lần 2). Tham mưu Thường trực HĐND tỉnh tổ chức họp, hoàn thiện (dự thảo lần 3).
- Tại Kỳ họp: Gửi xin ý kiến Tổ trưởng Tổ đại biểu, tiếp thu hoàn thiện trình Chủ tọa. Thư ký đọc thông qua Kỳ họp (dự thảo lần 4).
- Sau kỳ họp, lãnh đạo Văn phòng ký tắt chịu trách nhiệm. Trình Chủ tịch HĐND tỉnh ký ban hành.
5. Tham mưu Văn bản của Ban HĐND tỉnh
Chuyên viên Ban dự thảo, trực tiếp trình lãnh đạo Ban xem xét, chỉ đạo, tiếp thu hoàn thiện trình Ban HĐND tỉnh ký ban hành.
6. Soạn thảo, ban hành Văn bản của Văn phòng
Chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo phòng chức năng rà soát, tiếp thu chỉnh sửa (dự thảo lần 1), trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách rà soát, chỉ đạo, tiếp thu (dự thảo lần 2). Sau đó, hoàn thiện ký ban hành.
Chương VII
QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG
Điều 16. Quan hệ với Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, Ban HĐND
1. Văn phòng chịu sự chỉ đạo của Trưởng Đoàn, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND; quan hệ phối hợp đối với các Ban HĐND.
2. Theo yêu cầu của Trưởng, Phó Trưởng Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, Phó Trưởng Ban HĐND hoặc khi cần thiết thì Phó Chánh Văn phòng, trưởng phòng, phó trưởng phòng và cán bộ công chức của Văn phòng nhận chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo, và sau đó có trách nhiệm báo cáo lại với người phụ trách trực tiếp về nội dung công việc.
Điều 17. Quan hệ với Văn phòng Quốc hội và các vụ, đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Ban Công tác đại biểu thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội
Văn phòng chịu sự hướng dẫn hoạt động của Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Ban Công tác đại biểu thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội (sau đây gọi tắc là cơ quan Trung ương) về nghiệp vụ văn phòng; quan hệ phối hợp trong công tác thông tin và thực hiện chế độ báo cáo với các cơ quan Trung ương.
Phối hợp tham mưu, phục vụ các hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội và hoạt động của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội tại địa phương.
Điều 18. Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, các sở, ngành của tỉnh và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác ở địa phương
1. Phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ban Thường trực UBMTTQ Việt Nam tỉnh để xây dựng và triển khai thực hiện chương trình công tác của Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân thống nhất với chương trình làm việc của Thường trực Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban Thường trực UBMTTQ Việt Nam tỉnh.
2. Duy trì mối quan hệ với các sở, ngành của tỉnh và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác ở địa phương để phối hợp phục vụ hoạt động của Đoàn ĐBQH và HĐND có chất lượng, hiệu quả.
3. Thường xuyên trao đổi kinh nghiệm công tác Văn phòng và những vấn đề liên quan đến hoạt động của Văn phòng nhằm nâng cao nghiệp vụ và tham mưu, phục vụ tốt hoạt động của Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh.
Điều 19. Quan hệ giữa Văn phòng với tổ chức Đảng và các Đoàn thể trong Văn phòng
1. Văn phòng chịu sự lãnh đạo của cấp ủy đảng Văn phòng. Hàng tháng Chánh Văn phòng báo cáo với cấp ủy đảng về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng; đề xuất với cấp ủy các biện pháp lãnh đạo đảng viên, quần chúng để thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của Văn phòng.
2. Cấp ủy phản ánh với lãnh đạo Văn phòng ý kiến của đảng viên về chủ trương, thực hiện chế độ, chính sách trong cơ quan; chỉ đạo lãnh đạo Văn phòng làm tốt công tác giáo dục chính trị, tư tưởng đối với đảng viên và quần chúng; thống nhất biện pháp giải quyết những khiếu nại, tố cáo, kiến nghị (nếu có).
3. Đối với công tác tổ chức cán bộ trực thuộc Văn phòng, Chánh Văn phòng báo cáo xin ý kiến với cấp ủy đảng trước khi quyết định.
4. Trước khi bổ nhiệm trưởng phòng, phó trưởng phòng, Chánh Văn phòng tổ chức lấy phiếu tín nhiệm của tập thể lãnh đạo Văn phòng, cấp ủy và đại diện Ban chấp hành Công đoàn cơ sở, Đoàn Thanh niên (nếu có).
Chương VII
LỀ LỐI LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG
Điều 20. Thời gian làm việc
1. Cán bộ, công chức, nhân viên và người lao động thực hiện nghiêm túc thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước, buổi sáng từ 07 giờ 00 đến 11 giờ 30; buổi chiều từ 13 giờ 00 đến 16 giờ 30. Trong giờ làm việc, muốn ra ngoài phải báo cáo, được trưởng phòng và lãnh đạo Văn phòng chấp thuận. Chuyên viên Ban phải báo cáo, được lãnh đạo Ban HĐND chấp thuận.
2. Cán bộ, công chức, nhân viên khi đến cơ quan làm việc phải tập trung nghiên cứu, thực hiện đầy đủ, kịp thời các yêu cầu công việc với năng suất, chất lượng tốt nhất.
3. Công chức, nhân viên có trách nhiệm phòng gian, bảo mật; giữ gìn vệ sinh nơi làm việc; sẵn sàng đối phó mọi tình huống để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Điều 21. Chế độ nghỉ phép, nghỉ việc riêng, nghỉ do ốm đau, thai sản
1. Cán bộ, công chức, nhân viên được nghỉ phép, nghỉ ốm đau, thai sản theo quy định của Nhà nước.
2. Trường hợp nghỉ việc riêng cần thiết khác, được quy định như sau:
a) Trưởng, phó trưởng phòng nghỉ phải báo cáo và được sự đồng ý của:
- Lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp, nếu nghỉ 01 ngày;
- Chánh Văn phòng nếu nghỉ từ 02 ngày trở lên.
b) Công chức, nhân viên nghỉ phải báo cáo và được sự đồng ý:
- Lãnh đạo phòng nếu nghỉ 01 buổi;
- Lãnh đạo Văn phòng phụ trách trực tiếp nếu nghỉ 01 ngày;
- Chánh Văn phòng nếu nghỉ từ 02 ngày trở lên.
c) Chuyên viên Ban muốn nghỉ phép từ 01 buổi trở lên báo cáo, xin phép lãnh đạo Ban và Phó Chánh Văn phòng phụ trách khối HĐND.
3. Phương thức, quy trình, thủ tục:
- Công chức, nhân viên nghỉ do ốm đau và sự cố khác thì phải thông báo cho lãnh đạo để bố trí cán bộ thay thế. Trường hợp nghỉ phép, nghỉ thai sản phải báo trước thời gian nghỉ 01 tuần để đơn vị có kế hoạch bố trí cán bộ thay thế, bàn giao công việc.
- Trường hợp xin nghỉ từ 01 ngày trở lên phải có đơn xin, trừ trường hợp đau ốm hoặc sự cố bất khả kháng không thể viết đơn (nhưng sau khi làm việc trở lại sẽ bổ sung đơn) và chuyển đơn về phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị lưu theo dõi ngày nghỉ. Nếu nghỉ từ 02 ngày trở lên phải thực hiện bàn giao công việc theo quy định.
Điều 22. Chế độ họp, chế độ báo cáo, xử lý công việc thường xuyên
1. Hàng tuần, Văn phòng tổ chức giao ban đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ trong tuần trước và đề xuất lịch công tác và giải quyết các công việc cần thiết trong tuần. Thành phần của cuộc họp giao ban gồm: Trưởng đoàn, Phó trưởng Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, Phó Trưởng Ban chuyên trách HĐND, Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng, lãnh đạo các phòng.
2. Văn phòng thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý, 6 tháng, cả năm gửi Thường trực HĐND tỉnh và các cơ quan có liên quan. Cụ thể:
Ngày thứ 6 hàng tuần, các phòng báo cáo tóm tắt kết quả công việc của phòng trong tuần và những khó khăn, vướng mắc, chương trình công tác tuần tiếp theo gửi lãnh đạo văn phòng để biết, báo cáo công việc trong cuộc họp giao ban đầu tuần.
Ngày 20 hàng tháng, các phòng gửi báo cáo về Phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị tổng hợp báo cáo tháng của Văn phòng. Báo cáo quý, 6 tháng gửi về trước ngày 20 của tháng cuối kỳ. Báo cáo năm gửi về trước ngày 10 tháng 12 của năm.
3. Chuyên viên xác lập hồ sơ lưu trữ theo từng lĩnh vực mà mình phụ trách, sau 1 năm (vào tháng 03) chuyển hồ sơ đến phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị để được xử lý theo quy định.
4. Chuyên viên được phân công theo dõi làm thư ký cuộc họp, cuộc giám sát chịu trách nhiệm từ công tác chuẩn bị từ đầu đến khi kết thúc và tổ chức theo dõi kết quả thực hiện. Chậm nhất sau một tuần (05 ngày làm việc) thực hiện xong dự thảo biên bản hoặc thông báo, báo cáo kết luận trình người chủ trì xem xét, ký phát hành. Sau khi phát hành văn bản phải tổ chức theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện kết luận, kiến nghị đã thể hiện trong văn bản đó.
5. Tất cả công việc xử lý hàng ngày phải thực hiện thông qua mạng Văn phòng điện tử và mạng HĐND điện tử và các phần mềm điện tử khác (trừ văn bản mật, thông tin nhạy cảm.…thực hiện theo quy định riêng). Bộ phận văn thư phục vụ khối Đoàn ĐBQH thực hiện việc quản lý, khai thác sử dụng hệ thống phần mềm E-office do Văn phòng Quốc hội triển khai.
6. Đối với những trường hợp công chức, người lao động đi công tác, học tập dài ngày, có trách nhiệm bàn giao nhiệm vụ cho người có thẩm quyền. Khi trở lại nhận nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận, hệ thống lại các công việc đã được làm thay, đảm bảo công việc được theo dõi liên tục, đồng bộ.
Chương IX
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC CỦA CÔNG CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG
Điều 23. Điều kiện làm việc
1. Cán bộ, công chức, nhân viên được trang bị đầy đủ phương tiện cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, tài liệu đáp ứng công việc theo đúng quy định, có sổ theo dõi việc quản lý, sử dụng tài sản công.
Thực hiện tốt việc bảo quản tài sản của cơ quan giao cho cá nhân sử dụng, phục vụ cho công tác; trường hợp hư hỏng cần sửa chữa hoặc thay thế phải báo cáo trưởng phòng; nếu mất mát hoặc hư hỏng tài sản do cá nhân gây nên thì phải bồi thường theo quy định.
Công chức, nhân viên trước khi nghỉ hưu, chuyển công tác, đi công tác, học tập dài hạn phải bàn giao hồ sơ tài liệu và tài sản mình đang quản lý cho Trưởng phòng hoặc công chức thay thế, lập biên bản bàn giao và báo Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị để theo dõi.
2. Đảm bảo sử dụng điện, nước, điện thoại, các vật tư khác tiết kiệm; giữ gìn vệ sinh công cộng, phòng chống cháy nổ, đảm bảo môi trường cơ quan trong sạch.
3. Cán bộ, công chức, nhân viên khi đi công tác được bố trí xe theo quy định tại Quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô phục vụ công tác.
Chương X
KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
Điều 24. Tổ chức, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này sẽ được biểu dương, khen thưởng.
Điều 25. Tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế này tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo Luật CBCC. Nếu vi phạm nghiêm trọng sẽ đề nghị xử lý theo pháp luật.
Chương XI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 26. Tổ chức thực hiện
Căn cứ Quy chế này, Trưởng các phòng xây dựng bảng phân công nhiệm vụ của công chức, người lao động của phòng, thông qua Phó chánh Văn phòng phụ trách xem xét cho ý kiến trước khi trình Chánh Văn phòng quyết định. Sau khi ban hành các phòng tổ chức triển khai thực hiện. Khi cần thiết, Chánh Văn phòng quyết định điều hòa nhiệm vụ giữa các phòng và công chức để phù hợp với tình hình thực tế đặt ra.
Thời gian làm việc của Văn phòng và lề lối công tác được quy định trên cơ sở điều kiện công tác trong trạng thái bình thường. Trong các điều kiện đặc biệt có thông báo riêng.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn hoặc vướng mắc, bất cập thì công chức có trách nhiệm kiến nghị sửa đổi, bổ sung. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Chánh Văn phòng xem xét, quyết định./.