Sau đó tổng hợp ý kiến thảo luận tổ, gửi về thường trực HĐND xã, bổ sung hoàn chỉnh nội dung các văn bản phục vụ cho kỳ họp. Nhất là nội dung báo cáo thẩm định của thường trực, ban giám sát HĐND xã được đầu tư đúng mức, phân tích rõ những vấn đề đạt được, chưa được; nguyên nhân khách quan, chủ quan, trách nhiệm thuộc cơ quan đơn vị; từ đó hướng các vị đại biểu tập trung nghiên cứu kỹ những nội dung quan trọng, theo đánh giá nhận định của báo cáo thẩm định, các đại biểu sẽ tham gia ý kiến hoặc chất vấn của đại biểu tại diễn đàn đối với cơ quan chấp hành của HĐND và các cơ quan chuyên môn cùng cấp, tiếp tục làm rõ thêm những mặt đạt được, chưa được, đề ra các giải pháp sát thực để thực hiện nghị quyết HĐND, trên các lĩnh vực một cách toàn diện. Nhất là từ khi HĐND tỉnh thực hiện chủ trương thí điểm thành lập tổ giám sát HĐND xã cho đến nay, không chỉ nâng cao chất lượng hoạt động giám sát của HĐND xã mà còn thúc đẩy hiệu quả hoạt động của thường trực, của đại biểu HĐND trước, trong và sau kỳ họp theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, thiết thực và hiệu quả hơn so với khi chưa thực hiện thí điểm, đang phát huy tốt chức năng cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân. Đồng thời quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát triển kinh tế-xã hội; quốc phòng, an ninh của địa phương theo luật quy định.
Tuy nhiên thực tế hiện nay, việc chuẩn bị cho các kỳ họp của HĐND ở cấp xã theo quy định của luật tổ chức HĐND&UBND, nhiều xã đã và đang tiếp tục cải tiến cả về nội dung, phương thức. Song cũng còn một ít HĐND xã còn duy trì theo lối cũ, các ngành được phân công chuẩn bị nội dung lên trình bày theo chương trình đã phân công. Sau khi các đơn vị trình bày xong, chủ tọa điều hành thảo luận tại chỗ, ít khi được chia tổ thảo luận. Sự chuẩn bị cả về thời gian lẫn nội dung chưa bảo đảm theo yêu cầu, thậm chí có xã tới ngày khai mạc mới cung cấp đủ tài liệu cho đại biểu, trong khi đó trình độ đại biểu cấp xã chưa đồng đều, điều kiện để thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động của mình còn quá ít. Mặt khác thời gian bố trí cho kỳ họp ít, do đó tại diễn đàn các kỳ họp đại biểu chưa phát huy được trách nhiệm theo quy định; chủ yếu nghe xong các báo cáo rồi biểu quyết là chính, vô tình chúng ta làm cho hoạt động của HĐND theo kiểu hình thức, chắc chắn thường trực hội đồng nhân dân xã đều biết, song còn lúng túng chưa biết vận dụng đổi mới bằng phương pháp nào để đưa hoạt động của HĐND ở từng kỳ họp đạt chất lượng theo yêu cầu,. Để phát huy những những mặt mạnh thời gian qua, bổ sung điều chỉnh những mặt chưa phù hợp trong hoạt động và tổ chức các kỳ họp, thường trực HĐND các xã tiếp tục duy trì tốt các nội dung cơ bản sau đây:
Thường trực HĐND xã căn cứ từ điều 29 đến 35, mục 3 của luật tổ chức HĐND&UBND năm 2003 quy định, từ đó xây dựng nội dung chương trình các kỳ họp sát với tình hình thực tế của từng địa phương, trên cơ sở đó có sự vận dụng để đổi mới cả về nội dung, phương thức theo hướng sát thực hiệu quả đúng chức năng, quyền hạn luật định, sau đó tiến hành tổ chức hội nghị liên tịch thống nhất nội dung, thời gian, để giao các ngành liên quan chuẩn bị phục vụ kỳ họp.Thường trực HĐND tiếp tục theo dõi, đôn đốc các cơ quan hữu quan chuẩn bị các văn bản bảo đảm cả về chất lượng và thời gian quy định. Bố trí kế hoạch hoạt động cho đại biểu như tiếp xúc cử tri, họp tổ HĐND trước kỳ họp, để thu thập ý kiến kiến nghị của cử tri, ý kiến thảo luận ở các tổ đại biểu, tiêp tục hoàn thiện cả nội dung và chương trình cho kỳ họp. Các tài liệu nội dung chính của kỳ họp, phải được gửi trước cho các đại biểu đúng thời gian luật định( chậm nhất là 5 ngày trước ngày khai mạc ), đây là điểm yếu ở cấp xã cần chỉ đạo các cơ quan thực hiện một cách nghiêm túc, thì mới bảo đảm thời gian cung cấp tài liệu theo luật định, giúp các đại biểu có thời gian nghiên cứu trước, đây cũng là yếu tố có tính quyết định chất lượng, hiệu quả của kỳ họp
Trong điều hành kỳ họp, không nên theo kiểu truyền thống như lâu nay là thứ tự chương trình, các ngành lên trình bày báo cáo vừa mất thời gian, vừa thể hiện tính hình thức, gây tâm lý nhàm chán cho các đại biểu; nên có chủ trương chỉ đạo các ngành chuẩn bị nội dung tóm tắt lên trình bày trước kỳ họp, ấn định thời gian cụ thể cho từng nội theo chương trình đã phân công, bố trí thời gian thảo luận của kỳ họp phù hợp với nội dung đã định, đồng thời các nội dung tổ chức thảo luận thường trực HĐND cần có sự gợi ý trước, để đại biểu khi thảo luận tập trung sâu vấn đề trọng tâm của nội dung cần thảo luận. Trong thảo luận chủ tọa (hoặc người chủ trì thảo luận, nếu là chia tổ ) phải điều hành thảo luận theo từng nội dung, tránh sự tham gia ý kiến tràn lan. Thời gian của kỳ họp phải bố trí đãm bảo cho chương trình. Chủ tọa kỳ họp phải linh hoạt xử lý nhanh các vấn đề phát sinh (nếu có), không để kỳ họp bị chi phối chương trình. Đồng thời phải có sự tiên lượng phân chia cụ thể nội dung, thời gian cho từng phiên họp (sáng, chiều ), trên cơ sở đó chủ tọa chủ động điều hành kỳ họp nghiêm túc và thể hiện tính quyền lực của HĐND.
Việc trả lời ý kiến kiến nghị; của ủy ban nhân dân, các cơ quan có trách nhiệm đối với cử tri, đại biểu HĐND trước kỳ họp phải được chuẩn bị bằng văn bản kịp thời, chính xác theo đúng ý kiến kiến nghị, chất vấn của đại biểu, của cử tri, nếu UBND ủy quyền cho các ngành chuyên môn trả lời thì nội dung trả lời đó phải được UBND duyệt, và ý kiến trả lời đó chính là ý kiến của ủy ban nhân dân chứ không phải của ngành chuyên môn. Làm được như vậy thể hiện tính nghiêm túc, trách nhiệm trước đại biểu, trước cử tri; đại biểu hội đồng nhân dân có cơ sở trả lời cho cử tri, và thực hiện quyền giám sát của mình đối với cơ quan có trách nhiệm trả lời sau kỳ họp. Kể cả những kiến nghị sau giám sát nhưng các cơ quan chức năng chậm được thực hiện.
Theo luật tổ chức HĐND & UBND hiện hành, chức năng quyền hạn của HĐND các cấp theo luật định là rất lớn trong việc quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển về kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương…Vì vậy, trong giai đoạn hiện nay và những nhiệm kỳ tiếp theo. Đặc biệt tiến tới nếu thực hiện chủ trương HĐND hai cấp theo dự kiến ( tỉnh và xã ), vai trò hội đồng nhân dân xã cần được phát huy hơn nữa thì mới hoàn thành nhiệm vụ trọng trách của cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân… Thực hiện chức năng quyền giám sát của HĐND là một trong những nhiệm vụ có tính quyết định để nghị quyết của HĐND có tính khả thi cao. Do đó thường trực HĐND, Ban hội đồng nhân dân, thường xuyên giữ mối liên hệ, điều hòa phối hợp công tác trước trong và sau các kỳ họp một cách tốt nhất, chắc chắn quyền lực nhà nước ở địa phương càng được phát huy đúng vai trò vị trí luật định.
Nguyễn Sĩ Mẫn