Cái khó của Thường trực và Văn phòng giúp việc là không phải bất cứ tài liệu nào có liên quan cũng có thể phô-tô gửi đại biểu vì số lượng thông tin mà HĐND cập nhật hàng ngày là rất lớn. Nếu như gửi thì cũng không xác định được nên ưu tiên gửi thông tin nào bởi thông tin nào cũng thấy cần thiết còn nếu gửi hết thì sẽ tốn kém một khoản kinh phí rất lớn cho việc này. Thiết nghĩ đây cũng không phải là vấn đề riêng của HĐND tỉnh Đồng Nai như đầu nhiệm kỳ.
Thông tin có hạn nhưng trách nhiệm của đại biểu lại lớn và không bỏ sót bất cứ lĩnh vực nào. Đại biểu không thể cho rằng vấn đề mình không có chuyên môn sâu thì không có ý kiến hay không quyết định mà trách nhiệm luôn đặt ra cho đại biểu. Ý thức vấn đề này, Thường trực HĐND tỉnh Đồng Nai đã có những chỉ đạo quyết liệt, mạnh mẽ cho Văn phòng để “gỡ bí” cho đại biểu đồng thời giúp đại biểu HĐND tỉnh nâng cao chất lượng hoạt động; chia sẻ thông tin và trách nhiệm xử lý thông tin giữa Thường trực với các đại biểu.
Từ năm 2007, mỗi đại biểu HĐND tỉnh Đồng Nai được cấp một hộp thư công vụ (với tên miền dongnai.gov.vn) từ Hệ thống hộp thư điện tử do UBND tỉnh quản lý. Vì là hộp thư công vụ nên đại biểu nắm giữ mật khẩu và khai thác thông tin cho riêng mình. Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh được giao trách nhiệm chuyển thư đến các hộp thư đó ngay khi nhận được thông tin. Việc xác định thông tin nào được phép cung cấp do Thường trực HĐND tỉnh chỉ định và lập thành danh mục. Có thể kể đến những thông tin thường xuyên như lịch công tác, lịch tiếp công dân, giấy mời đến các thông tin quan trọng khác như các báo cáo gửi đến HĐND tỉnh (trừ những văn bản mật); các Kế hoạch, chương trình, thông báo kết luận giám sát và các kiến nghị củaThường trực, các Ban HĐND tỉnh; các bài phát biểu, tham luận hay trao đổi kỹ năng… Với nguồn thông tin phong phú và dồi dào này không những giúp cho đại biểu trong việc thực hiện nhiệm vụ là người đại biểu dân cử mà còn giúp đại biểu trong việc thực hiện vai trò của công dân, của công chức.
Đồng thời với việc cung cấp hộp thư công vụ thì cơ chế quản lý, vận hành hộp thư đó cũng được thiết lập và giao cho Văn phòng là đầu mối tham mưu. Khi xác định được văn bản cần phải gửi đến đại biểu, bộ phận hành chính của Văn phòng sẽ thực hiện thao tác quét văn bản (scan), đặt tên văn bản và gửi đến các đại biểu. Bộ phận theo dõi có trách nhiệm theo dõi kết quả hồi báo để biết được rằng đại biểu nào khai thác thông tin từ hộp thư công vụ thường xuyên; đại biểu nào vì bận công việc chuyên môn mà “lơ là” với thông tin được cung cấp để kịp thời có nhắc nhở đại biểu quan tâm hơn nữa.
Nguồn thông tin phong phú và được cung cấp thường xuyên cũng là một cách giúp cho đại biểu nâng cao khả năng tự vận động. Đại biểu có thể tranh thủ thời gian bất cứ lúc nào để khai thác thông tin cho riêng mình chỉ cần với một máy tính đã được nối mạng. Với cách làm này thì lượng thông tin đến với các đại biểu tính đến hàng ngày, nhanh chóng, không sợ thất lạc mà không gây tốn kém lớn cho kinh phí. Vấn đề này hoàn toàn phù hợp với xu thế cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước mà đặc biệt là ở một cơ quan thực hiện chức năng giám sát.
Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện mọi vấn đề đều phải được đánh giá bằng hiệu quả mà nó mang lại. Hiệu quả từ việc mở rộng thông tin đến các đại biểu HĐND tỉnh Đồng Nai thể hiện qua chất lượng thảo luận của các kỳ họp nâng lên với những ý kiến trái chiều, phản biện và giải trình. Và quan trọng hơn hết là đánh giá về mức độ hài lòng của cử tri vào người mà mình đã bầu ra.
Đằng sau những kết quả và thành công là khối lượng công việc nhiều hơn, là trách nhiệm cao hơn của những người làm công tác Văn phòng để thực sự xứng đáng là người Tham mưu và giúp việc cho HĐND.
Nguyễn Thị Oanh