Công tác chuẩn bị trước, trong, sau kỳ họp thứ 12 được tiến hành công phu, khoa học. Tài liệu phục vụ cho đại biểu họp tổ được cung cấp trước 5 ngày với 2 hình thức vừa bằng giấy, vừa bằng USB. Lần đầu tiên ứng dụng thành công mô hình “HĐND điện tử”, mở ra một triển vọng mới trong công tác điều hành kỳ họp nhanh gọn, hiệu quả, tiện lợi, tiết kiem.
Tuy nhiên, để có thể phục vụ kỳ họp đạt chất lượng cao, không chỉ cần có nỗ lực của Văn phòng. Một thực tế là các báo cáo thẩm tra của các Ban HĐND tỉnh được phát hành quá chậm trễ, đặc biệt là các báo cáo thẩm tra của Ban KTNS. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do các ngành tỉnh chuyển hồ sơ trình kỳ họp quá chậm so với quy định của pháp luật, làm ảnh hưởng dây chuyền từ đến công tác thẩm tra của các Ban HĐND tỉnh, đến viec chuẩn bị cập nhật tài liệu vào USB, chuẩn bị các file trình chiếu tại kỳ họp và ảnh hưởng đến việc thảo luận của các tổ đại biểu.
Một số hồ sơ và công đoạn hoàn chỉnh hồ sơ đã không đảm bảo yêu cầu như việc hướng dẫn thảo luận tại hội trường chưa đảm bảo yêu cầu của Chủ tọa do một số nguyên nhân, trong đó chủ yếu do kết quả tổng hợp thảo luận tại tổ không có ý kiến gì khác nhau cần phải đưa ra thảo luận thêm tại kỳ họp, đồng thời khâu chuẩn bị của Văn phòng chưa chặt chẽ, chu đáo, đầy đủ. Việc xin ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo Nghị quyết để bảo đảm nguyên tắc phát huy trí tuệ của tập thể, Văn phòng đã xin ý kiến hầu hết các đại biểu co trách nhiệm liên quan, tuy nhiên còn xảy ra tình trạng sót 01 đại biểu không xin ý kiến. Mặt khác, việc xin ý kiến hoàn chỉnh dự thảo Nghị quyết như thời gian vừa qua chỉ chủ yếu xin ý kiến chỉnh sửa “thể thức văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản”, chưa xin ý kiến về nội dung của Nghị quyết.
Công tác tổ chức chương trình cũng gặp khó khăn không nhỏ do bị “cháy giáo án”. Nguyên nhân là, theo kết luận của Thường trực HĐND tỉnh tại hội nghị liên tịch thì các cơ quan trình dự thảo Nghị quyết chỉ đọc bản tóm tắt không quá 10 phút, vì thế Văn phòng HĐND tỉnh đã phân bổ chương trình trên tinh thần này. Thế nhưng trên thực tế hầu hết các cơ quan trình dự thảo Nghị quyết đều đọc bản chi tiết, thời gian đọc của một số cơ quan có khi lên tới trên 40 phút. Việc “cháy giáo án” còn xuất phát từ lý do về thể thức chuẩn bị hồ sơ dự thảo Nghị quyết (bao gồm: Dự thảo Nghị quyết, tờ trình, đe án) chưa hợp lý, phần lớn tờ trình được chuẩn bị dưới dạng báo cáo lại toàn bộ nội dung đề án, trong khi đó nội dung đề án đã được gửi cho đại biểu thảo luận tại tổ, đến hội trường các đại biểu lại phải nghe lại noi dung đề án, làm lãng phí thời gian vô ích.
Ngoài một số hạn chế trong công tác chuẩn bị tài liệu trước, trong kỳ họp, về hạ tầng kỹ thuật phục vụ mô hình “HĐND điện tử” cũng còn bộc lộ yếu tố “chưa chuyên nghiệp”, việc bố trí đường dây điện chưa đảm bảo mỹ quan; USB bị thất lạc quá nhiều vì lý do không có phương pháp giao, nhận khoa học; các máy tính bị nhiễm vi rút khá nặng cũng từ các USB dùng chung mà Văn phòng chưa tiên liệu được để có biện pháp xử lý kịp thời; mạng Internet trong hội trường bị quá tải, không thể khai thác được; phần mềm M-office hầu như bị tê liệt mặc dù đã được Sở KHCN tăng cường Server phát sóng trực tiếp.
Với phương châm “thẳng thắn nhìn nhận khuyết điểm để tiến bộ” , lãnh đạo và CBCC Văn phòng đã tự phân tích, đánh giá phương pháp, tinh thần thái độ làm việc của từng CBCC và công tác phân công phân nhiệm, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo Văn phòng để rút ra những kinh nghiệm cho các kỳ họp sau. Trong thời gian tới sẽ rút kinh nghiệm trong công tác quản lý USB bằng cách in sẵn tên đại biểu và giao cho chuyên viên theo dõi địa bàn cấp huyện nào thì có trách nhiệm cấp phát và thu hồi USB của đại biểu trong tổ đại biểu đó để giao lại cho văn thư quản lý.
Về hạ tầng kỹ thuật, nghiên cứu lắp đặt hệ thống dây điện cho gọn hơn, nghiên cứu cách thức dấu đường dây điện để bảo đam mỹ quan; mở rộng nguồn điện riêng cho khách mời là đại diện lãnh đạo các sở, ban ngành tỉnh và lãnh đạo các huyện, thị, thành để có thể sử dụng laptop tại kỳ họp thứ 13, đến kỳ họp thường kỳ cuối năm 2008 sẽ chấm dứt cấp phát tài liệu bằng giấy cho tất cả đại biểu và khách mời dự kỳ họp HĐND tỉnh (trừ khách mời là cử tri và khách mời Trung ương).
Về việc xây dựng nội dung chương trình các kỳ họp HĐND tỉnh, chú trọng việc bố trí máy chiếu và vi tính nối mạng với Chủ tọa phải luôn luôn có chuyên viên trực để thực hiện mọi sự chỉ đạo của Chủ tọa khi cần thiết.
Về việc chuyển file báo cáo sang file trình chiếu, lãnh đạo Văn phòng đã quyết định từ kỳ họp thứ 13, tất cả các báo cáo đọc tại kỳ họp đều có trình chiếu. Sau kỳ họp này, tất các chuyên viên phải tự học cách thức chuyển sang file chiếu và cách điều khiển máy chiếu để từ kỳ họp 13 trở đi báo cáo thuộc chuyên viên nào do chuyên viên đó chuẩn bị file chiếu và tự điều khiển máy chiếu tại kỳ họp. Đồng thời, Văn phòng HĐND tỉnh phát hành công văn đến các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh đề nghị thực hiện yêu cầu này.
Trong công tác sắp xếp nội dung chương trình kỳ họp một cách hợp lý, khoa học, chú trọng rút ngắn thời gian trình bày các báo cáo, đề án tại kỳ họp trong năm 2008, giao trách nhiệm cho phòng tổng hợp của Văn phòng HĐND tỉnh phối hợp với Sở Tư pháp và Văn phòng UBND tỉnh nghiên cứu thống nhất (mẫu) chuẩn hóa thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản và nội dung các báo cáo trình ra kỳ họp, gồm dự thảo Nghị quyết, tờ trình, giải trình, báo cao tóm tắt, đề án…, đảm bảo mỗi cơ quan soạn thảo Nghị quyết chỉ trình bày báo cáo (hoặc giải trình) chỉ trong khoảng thời gian tối đa 10 phút. Tiếp tục đôn đốc các sở, ngành có liên quan xây dựng báo cáo, đề án, tờ trình, dự thảo Nghị quyết trình ra các kỳ họp trong năm 2008 phải đảm bảo quy trình, thủ tục và thời gian theo quy định của pháp luật.
Một yếu tố quyết định thành công của kỳ họp là phương pháp cung cấp thông tin cho đại biểu de dàng, hiệu quả. Trước mắt nhận thấy việc chép và chuyển file hồ sơ qua USB gây ra một số bất cập ( lây nhiễm virus, khó quản lý USB, cũng mất công phát hành như phát hành công văn…), Văn phòng HĐND tỉnh đã quyết định se chuyển dần việc cung cấp thông tin qua USB sang cung cấp thông tin qua mạng. Trước mắt, Văn phòng sẽ nghiên cứu, làm việc với các cơ quan chuyên môn và xin ý kiến của UBND tỉnh để có quyết định chính thức sẽ sử dụng hệ thống quản lý công văn nào, đồng thời giải quyết vấn đề mạng tại hội trường đảm bảo băng thông vận hành thông suốt cho tất cả máy tính dùng tại kỳ họp.
Không tự mãn với những thành quả bước đầu, dũng cảm nhìn vào những tồn tại yếu kém, không ngại va chạm, không sợ trách nhiệm, nỗ lực học tập và cải tiến không ngừng, hy vọng Văn phòng HĐND tỉnh sẽ gặt hái nhiều thành công hơn nữa trong công tác phục vụ HĐND, đặc biệt là phục vụ các kỳ họp HĐND tỉnh.
Kim Chung