Tuy nhiên sau 5 năm thi hành, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã bộc lộ những hạn chế cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình đồng thời tạo thuận lợi cho nhân dân và hướng tới xã hội hóa hoạt động công chứng. Đơn cử như trường hợp công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, theo quy định thì loại việc này được thực hiện trong ngày, trong trường hợp yêu cầu công chứng, chứng thực giấy tờ bản sao với số lượng lớn thì việc công chứng, chứng thực có thể được hẹn lại để thực hiện sau. Quy định là vậy nhưng tình trạng quá tải ở các phòng công chứng, UBND cấp huyện lại không cho phép thực hiện theo đúng quy định này. Cho dù chỉ có nhu cầu công chứng, chứng thực chỉ một vài bản sao giấy tờ thì người đi công chứng, chứng thực vẫn dễ dàng được hẹn đến ngày hôm sau bởi tình trạng quá tải là bất khả kháng. Tương tự như cái khó của công chứng, chứng thực bản sao, việc công chứng chứng thực các hợp đồng, giao dịch cũng khó thực hiện trong thời gian ba ngày bởi cùng lý do. Thời gian thực hiện bị kéo dài là thế trong khi số lượng các phòng công chứng có hạn, không được bố trí rộng khắp trong các khu dân cư; quãng đường đến UBND cấp huyện xa xôi do đó người dân gặp không ít khó khăn, hao tổn về thời gian, công sức cho việc đi lại để thực hiện công chứng, chứng thực bản sao cho mình. Trong khi đó, UBND cấp xã ở gần dân, có điều kiện tạo thuận lợi cho nhân dân trong việc tiết kiệm thời gian, công đi lại thì thẩm quyền chứng thực lại được quy định có giới hạn: Chỉ được chứng thực những bản sao giấy tờ do UBND cấp xã cấp, có nghĩa là cấp xã chỉ được chứng thực bản sao một số việc như: Bản sao giấy khai sinh, khai tử, kết hôn; những giấy tờ khác như: Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, các văn bản, tài liệu khác thì… mời lên phòng công chứng hoặc UBND cấp huyện. Bởi quy định bó hẹp như vậy nên có tình trạng một số xã ở các vùng sâu, vùng xa “linh động” tạo thuận lợi cho dân bằng cách giải quyết chứng thực bản sao sai thẩm quyền. Nhưng chuyện linh động này cũng có khi là chuyện cười ra nước mắt bởi cơ quan tiếp nhận ban sao giấy tờ phát hiện được việc chứng thực không đúng thẩm quyền nên từ chối tiếp nhận. Người dân lại phải đi liên hệ công chứng, chứng thực đúng cho thẩm quyền, con đường công chứng, chứng thực trở thành con đường vòng vo gây mệt mỏi mà nhiều khi là những cơ hội về việc làm hay các quyền lợi khác bị bỏ lỡ. Về tình hình chứng thực tại UBND cấp xã, do số việc chứng thực bị hạn chế nên công tác này không bị quá tải thậm chí ở xã có rất ít việc chứng thực để làm trong khi người dân vẫn phải đi xa, phải chờ đợi tại UBND cấp huyện, phòng công chứng để được công chứng, chứng thực những việc vô cùng đơn giản, dễ dàng mà cấp xã có thể thực hiện được: Chứng thực bản sao bằng tiếng Việt.
Trước thực tế này, trong năm 2004, thành phố Hồ Chí Minh đã thí điểm mở rộng thẩm quyền chứng thực bản sao về cấp xã. Ngay lập tức, việc thí điểm này nhận được sự đồng tình hưởng ứng của nhân dân không chỉ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh mà còn trên địa bàn cả nước và các phương tiện thông tin đại chúng. Có thể nói đây cũng chính là một trong những nội dung trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt phiền hà cho nhân dân.
Đối với Đồng Nai, do tốc độ phát triển kinh tế, công nghiệp cao kéo theo nhu cầu công chứng, chứng thực rất lớn. Trong năm 2005 này, bốn phòng công chứng trong tỉnh đã thực hiện công chứng 217.203 trường hợp, UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa chứng thực 425.814 trường hợp. Hơn sáu trăm ngàn trường hợp công chứng, chứng thực cũng đồng nghĩa với việc có vài ngàn người phải bỏ thời gian, công sức để chờ đợi ở các phòng công chứng và UBND cấp huyện. Đây là một sự lãng phí lớn và cần được khắc phục.
Nhận thức rõ được vấn đề, Bộ Tư pháp đã chủ trương và đề ra các phương án sửa đổi, bổ sung Nghị định số 75/2000/NĐ-CP để xin ý kiến các tỉnh, thành phố và nhân dân nhằm đưa ra một Nghị định về công chứng, chứng thực hoàn thiện hơn và phù hợp với tình hình của từng địa phương. Đóng góp ý kiến cho Dự thảo này, sau khi thu thập ý kiến đóng góp của các phòng công chứng trong tỉnh, UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa, sở Tư pháp Đồng Nai đã có văn bản số 419/STP – BTTP ngày 16.11.2005 gửi Vụ hành chính tư pháp Bộ tư pháp kiến nghị: Đề nghị đưa tỉnh Đồng Nai vào trong nhóm 5 thành phố trực thuộc Trung ương là Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ để thực hiện việc giao thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt cho UBND cấp xã vì Đồng Nai là tỉnh có nhiều khu công nghiệp lớn rất phát triển trong hiện tại và tương lai, thu hút tập trung nhiều lao động, nhu cầu công chứng, chứng thực bản sao của công dân tại các phòng công chứng và UBND cấp huyện là rất lớn, đôi lúc quá tải gây nhiều khó khăn cho công dân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng, chứng thực. Do đó giao cho UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Đồng Nai có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ, tài liệu, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt là phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương. Với những phân tích như trên thì đây chính là một kiến nghị cần thiết và đúng đằn.
Hy vọng kiến nghị sẽ được ghi nhận và quy định trong Nghị định sửa đổi tới đây để việc công chứng, chứng thực của cán bộ và nhân dân trên địa bàn tỉnh Đồng Nai gặp được những thuận lợi hơn nữa, góp phần đẩy nhanh tiến trình cải cách thủ tục hành chính của tỉnh nhà.
Nguyễn Thị Oanh