Trong thực tế, thường khi bàn về lãng phí và những thiệt hại do nó gây ra, người ta thường có khuynh hướng tập trung vào những hình thức lãng phí có tính “ cụ thể” như: lãng phí nhỏ là tiệc tùng, mua sắm chi tiêu không đúng chế độ; lãng phí lớn là sai lầm trong đầu tư quy hoạch các dự án, trong xây dựng cơ bản... Và thường định lượng các thiệt hại do lãng phí gây ra bằng các giá trị cụ thể như: Thiệt hại bao nhiêu VND, bao nhiêu USD... Nhưng thực tế, lãng phí không chỉ có ở những dạng “cụ thể” mà chúng ta có thể nhận diện được ngay, cũng như định lượng những thiệt haị do nó mang lại bằng những giá trị cụ thể, vì loại lng phí này hơi bị “ trừu tượng”! Đó là sự lãng phí thời gian lao động
Lãng phí thời gian được thể hiện rất đa dạng nhưng có thể nhận diện chung đó là: thời gian làm việc thay vì được sử dụng vào những công việc chung có lợi cho cơ quan, làm tăng giá trị của cơ quan thì nó lai được sử dụng vào những công việc khác không nhằm mục đích đó hoặc không đạt được mục tiêu, hiệu quả như đã đề ra. Thường thấy nhất đó là việc dùng thời gian lao động cho những cuộc họp không cần thiết, hoặc kéo dài quá mức cần thiết thời gian tiến hành các cuộc họp. Đây cũng là vấn đề người viết muốn đề cập trong bài viết này. Chắc hẳn ai trong chúng ta, nhất là cán bộ công chức nhà nước, cũng đã từng trải qua nhiều cuộc họp tại cơ quan mình làm việc. Trong những cuộc họp đó có những cuộc họp hết sức bổ ích, nó phát huy được trí tuệ tập thể, tạo được sự đồng thuận cao trong việc giải quyết một vấn đề nào đó, những người sau khi dự họp cảm thấy như “sáng” ra. Tuy nhiên, cũng có không ít cuộc họp “vô bổ”. Đó là, những cuộc họp để bàn về những việc...không cần bàn (?!), mà chỉ cần người có trách nhiệm ra quyết định triển khai thực hiện là xong; những cuộc họp được gọi với những cái tên rất quan trọng như : “Hội thảo bàn về giải pháp...”, “họp lấy ý kiến đóng góp ...”... nhưng sự chuẩn bị lại không được thực hiện chu đáo: tài liệu liên quan được “cập nhật” vội vã, hoặc chỉ được phát cho các thành viên trước khi cuộc họp bắt đầu. Do đó vào cuộc họp ở trên chủ toạ cứ đọc, ở dưới các thành viên cũng cứ vừa đọc...báo vừa nghe! Và cũng do không có sự chuẩn bị trước nên những câu hỏi, phản biện (rất ít khi) cũng như câu trả lời thường có sự trùng lắp, loanh quanh không đi vào trọng tâm vấn đề và vì thế thời gian cuộc họp bị kéo dài quá mức cần thiết, làm cho cuộc họp trở nên “nặng nề”, người dự mệt mỏi trong khi vấn đề có khi chưa được giải quyết một cách triệt để... Những cuộc họp như thế đều dẫn đến sự lãng phí thời gian lao động. Gây tổn thất ít nhiều cho cơ quan. Sự tổn thất này hoàn toàn có thể quy ra “giá trị” vật chất cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tế không có nhiều người có “thói quen” làm công việc “quy đổi” này. Và do đó, sự lãng phí này vẫn tiếp tục “âm thầm” diễn ra ở nơi này nơi khác!
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những cuộc họp kém hiệu quả nhưng có thể nêu vài nguyên nhân chủ yếu như sau:
Ý thức của một số thành viên dự họp chưa cao, dẫn đến họ vô tình bỏ qua quyền và trách nhiệm của họ khi được mời dự các cuộc họp. Điều này dẫn đến họ đến cuộc họp với tâm trạng thờ ơ, họ xem như giải quyết các vấn đề trong cuộc họp đã “có sẵn”, là trách nhiệm của người khác chứ không phải của mình.
Một số người lại thường “quan trọng hoá vấn đề”, theo họ vấn đề gì cũng quan trọng, cũng cần phải họp để lấy kiến tập thể (mặc dù vấn đề đó hoàn toàn nằm trong khả năng, trách nhiêm quyền hạn được phân công); cũng có thể do còn có tâm lý “đông người cùng quyết định, nếu có sai sót thì cũng “nhẹ” tội hơn một người quyết !!” hoặc thể hiện tính dân chủ một cách “máy móc”.
Do nhận thức, cũng như sự phối kết hợp giữa những người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp chưa tốt nên việc chuẩn bị cho cuộc họp không được thực hiện đúng mức (như tài liệu, số liệu minh họa còn sơ sài, thành phần dự họp chưa hợp lý, giờ giấc trể nải ...) dẫn đến cuộc họp bị “loãng”, các thành viên dự họp chưa có đầy đủ cơ sở dữ liệu để tham gia chất vấn, phản biện nhằm đưa ra các giải pháp giải quyết dứt điểm vấn đề một cách khoa học.
Làm thế nào để nâng cao hiệu quả các cuộc họp, tránh được những cuộc họp kém hiệu quả gây lãng phí về thời gian và tốn kém chi phí không cần thiết? Theo ý kiến chủ quan của người viết thì cần phải thực hiện một số việc như sau:
Khi được mời dự bất kỳ cuộc họp nào chúng ta phải luôn nhận thức được rằng: Việc lắng nghe, chất vấn, phản biện tại cuộc họp là quyền, nghĩa vụ và là trách nhiệm của người được mời dự họp. Chúng ta cần phải phát huy, thực hiện các quyền đó một cách đúng đắn và nghiêm túc.
Phải xây dựng một quy chế phân công phân nhiệm minh bạch cụ thể, đề cao trách nhiệm cá nhân, tinh thần dám làm dám chịu trách nhiệm (quyết đoán chứ không độc đoán).
Những người có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp cần nghiên cứu kỹ các yếu tố như: nội dung chủ yếu cần được xác định rõ và tính cần thiết để có thêm các ý tưởng bổ sung cho quyết định các vấn đề của đơn vị, ngành địa phương…do yêu cầu của cuộc họp; thành phần dự họp; thời gian, địa điểm; tài liệu liên quan...để bố trí cuộc họp một cách khoa học, nghiêm túc đạt được hiệu quả mong muốn. Kiên quyết dời cuộc họp nếu cuộc họp không đảm bảo các yếu tố trên.
Nên sắp xếp lồng ghép nhiều nội dung vào trong một cuộc họp (nếu có thể được) để tránh tình trạng phải nghe lại nhiều lần cùng một nội dung ở những cuộc họp khác nhau.
Người chủ trì cuộc họp phải tiên lượng trước được các tình huống có thể phát sinh trong cuộc họp để chuẩn bị các giải pháp xử lý tình huống, đồng thời phải có bản lĩnh và kiên quyết “điều chỉnh” các ý kiến không liên quan hoặc đi quá xa vấn đề, hướng cuộc họp vào trong tâm các vấn đề chính cần giải quyết .
Hiện nay “thực hành tiết kiệm, chống lãng phí” đã được quy định và điều chỉnh bằng Luật. Do đó, nó trở thành nghĩa vụ và trách nhiệm của mọi người chứ không còn là “việc của riêng ai”. Các ngành, các cấp cũng đã và đang vận động “thực hành tiết kiệm, chống lãng phí” bằng các chương trình hành động cụ thể. Để hưởng ứng và thực hiện cuộc vận động này một cách thiết thực, hiệu quả, chúng ta nên bắt đầu bằng thực hiện một việc “nhỏ” là giảm bớt , dần đến loại bỏ các cuộc hội, họp kém hiệu quả. Tiết kiệm chí phí và thời gian đó cho các công việc khác tạo ra nhiều giá trị hơn cho cơ quan mình và cho xã hội.
Ths Nguyễn Thanh Phong - NHCT KCN Biên Hoà