Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác quản lý điều hành, góp phần thực hiện chương trình cải cách hành chính của tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh đã chỉ đạo Văn phòng HĐND tỉnh đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các hoạt động của HĐND tỉnh.
Nhận thấy xu hướng chung ứng dụng CNTT của các cơ quan quản lý nhà nước, lãnh đạo và các chuyên viên Văn phòng HĐND tỉnh cũng luôn trăn trở một tâm nguyện làm sao một cơ quan tham mưu cho HĐND tỉnh, từ trước đến nay đã làm tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình, giờ có thể thực hiện việc trao đổi thông tin nhanh chóng, tiện lợi, hiệu quả, tiết kiệm hơn nữa. Qua thực tế công tác, Van phòng HĐND tỉnh đã thống nhất sử dụng phương thức “chat” bằng Yahoo Messenger, kết hợp hệ thống thư điện tử để làm phương tiện trao đổi thông tin trong nội bộ văn phòng, với các vị đại biểu HĐND tỉnh, các sở ngành và với Thường trực, các Ban, Văn phòng HĐND các huyện, thị xã, thành phố. Để thực hiện phương thức giao tiếp này, tất cả máy tính của cơ quan đều được nối mạng internet trong giờ làm việc, được trang bị webcam và micro. Cũng qua đó, lãnh đạo Văn phòng đã có thêm một công cụ quản lý hiệu quả về giờ giấc làm việc và liên hệ với từng chuyên viên thông qua chat voice có webcam hỗ trợ. Một kỷ niệm vui khi mới sử dụng hệ thống này, chị em phụ nữ của cơ quan đã đoàn kết “vùng lên” khi kiên quyết đề nghị cho thêm khoản phụ cấp tu chỉnh lại nhan sắc vì khi ngồi cả 8 tiếng trước webcam trông bản thân mình không…….tự tin lắm. Tất nhiên là lãnh đạo Văn phòng cũng chỉ biết…cười trừ. Chính vì những tiện ích của hệ thống này mang lại, cho đến nay Văn phòng HĐND tỉnh vẫn tiếp tục sử dụng phương thức này để liên hệ với nhau và với bên ngoài.
Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống như trên còn một so hạn chế như việc trao đổi thông tin qua “chat” đòi hỏi hai bên cùng một thời điểm phải xử lý công việc, việc chuyển file mất nhiều thời gian và hay bị lỗi vì yêu cầu chuyển nhiều file cùng một lúc, file có dung lượng lớn, …Với mong muốn đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý công văn đến, công văn đi, muốn có thêm một công cụ hỗ trợ xử lý công việc của cơ quan, văn phòng HĐND tỉnh đã triển khai sử dụng “Văn phòng điện tử”, là chương trình M-office do Sở Khoa học&Công nghệ tỉnh xây dựng và chuyển giao. Chương trình này khắc phục được các nhược điểm của chat Yahoo, có nghĩa là giúp chuyển nhiều file dung lượng lớn rất nhanh, thao tác đơn giản, ngoài ra hỗ trợ cho nhà quản lý biết chính xác tiến độ xử lý công việc và kiểm soát được trách nhiệm của mỗi cá nhân. Hơn thế nữa, M-office cung cấp các phương tiện xây dựng một hệ thống lưu trữ công văn đi và đến theo từng bo hồ sơ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng công văn đi, đến một cách thông minh, khoa học.
Từ thời điểm Văn phòng HĐND tỉnh Đồng Nai đã triển khai “Văn phòng điện tử” vào tháng 5 năm 2007, việc trao đổi thông tin và quản lý điều hành trong nội bộ Văn phòng HĐND tỉnh từ Thường trực đến lãnh đạo các Ban và CBCC Văn phòng đều thực hiện thông qua con đường số hóa. Kết quả là các thông tin đến với CBCC đầy đủ hơn, nhanh hơn, khai thác thuận lợi hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian và kinh phí.
Phát huy những tiện ích mà “Văn phòng điện tử” đã đạt được, từ tháng 10 năm 2007, Đảng đoàn HĐND tỉnh thống nhất chủ trương với Thường trực HĐND tỉnh đã chỉ đạo cơ quan Văn phòng nghien cứu, phát triển lên thành mô hình “HĐND điện tử”. Đây được xem là mô hình mới, có tính đột phá để góp phần thiết thực vào Chương trình cải cách hành chính của tỉnh giai đoạn 2007-2010. “HĐND điện tử” thực chất là một “Van phòng điện tử” mở rộng. Tóm tắt, mô hình này chuyển việc trao đổi thông tin bằng giấy sang thông tin điện tử bao gồm: trao đổi thông tin và cung cấp tài liệu kỳ họp, sử dụng máy chiếu tại kỳ họp và các hội nghị, hội thảo, phát hành kỷ yếu bằng đĩa CD. “HĐND điện tử” Đồng Nai đòi hỏi phải có bảo mật, nhưng vì thông tin qua hệ thống là những thông tin đại chúng, vì vậy yêu cầu bảo mật không cao nên đây không phải là một vấn đề nghiem trọng và đặt ra nhiều thách thức cho những người quản lý, điều hành hệ thống này.
Quá trình thực hiện mô hình này gồm các giải pháp về cơ sở vật chất, giải pháp về mạng và nguồn nhân lực. Đối với việc trang bị cơ sở vật chất gồm trang bị máy tính xách tay (laptop) cho đại biểu, USB, máy chiếu, thiết bị phụ trợ…Trong đó việc trang bị laptop là thách thức lớn nhất để thực hiện mô hình. Nhưng nói vậy không có nghĩa đây là một rào cản không thể vượt qua, vì thực tế giá của laptop ngày càng tiến gần tầm với của người sử dụng, hơn nữa trong số các đại biểu HĐND tỉnh, có đến 80% là đã có laptop, số đại biểu còn lại có thể được HĐND trang bị từ nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp cho hoạt động của HĐND hàng năm và trừ dần vào sinh hoạt phí hàng tháng của đại biểu. Như vậy, khi thực hiện được mô hình này, đại biểu HĐND tham dự kỳ họp chỉ việc đem máy tính xách tay của mình, sử dụng máy tính để mở các file hồ sơ đã được neo trên M-office tại tài khoản riêng của đại biểu, ngoài ra có thể liên hệ với Chủ tọa kỳ họp và với bộ phận phục vụ thông qua hệ thống mạng.
Việc thực hiện “HĐND điện tử” hứa hẹn mang lại nhiều tiện ích to lớn, giúp công tác trao đổi thông tin nhanh chóng, giúp công tác điều hành các kỳ họp của HĐND ngày một hiệu quả, giúp tiết kiệm giấy mực, công sức, thời gian, tăng chất lượng công việc. Tiện ích đã thấy rõ, nhưng chưa làm lãnh đạo và CBCC Văn phòng HĐND tỉnh Đồng Nai thỏa mãn. Hiện tại, song song với việc triển khai mô hình HĐND điện tử, Văn phòng HĐND tỉnh lại tiếp tục tiếp nhận phần mềm “chư ký điện tử” để phục vụ việc trình duyệt và đánh dấu văn bản, mã hóa văn bản khi người ký văn bản đi công tác xa…Tất cả những việc đó không ngoài tâm nguyện của những người làm công tác tham mưu cho HĐND tỉnh để có thể giúp HĐND tỉnh thực hiện tốt hơn nữa chức năng nhiệm vụ của mình trong việc đóng góp vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của địa phương, góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước.
Kim Chung