Phân loại đơn, thư là một mắt xích quan trọng trong quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của mỗi cơ quan, tổ chức, có thể nói nó quyết định đến hiệu quả quản lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo. Theo đó, quản lý tốt đơn thư khiếu nại, tố cáo sẽ giúp HĐND có nguồn thông tin quan trọng, đa dạng, thấy được những mâu thuẫn phát sinh, những thiếu sót trong quy định của pháp luật, trong công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền để qua đó có những đề xuất về sửa đổi, bổ sung pháp luật hoặc có những kiến nghị biện pháp giải quyết kịp thời đối với cơ quan có thẩm quyền thông qua hoạt động giám sát để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cũng như nhằm hạn chế, chấn chỉnh những sai sót trong quản lý mọi mặt đời sống – xã hội của nhà nước. Mặt khác, tổ chức việc phân loại tốt sẽ giúp cho công tác tổng hợp báo cáo, phân tích, hệ thống hóa và khai thác nguồn thông tin một cách chi tiết, đồng thời qua đó cũng giúp cho HĐND thấy được tình hình giải quyết khiếu nại, tố cáo ở các cấp, các ngành, giúp cho HĐND có những số liệu chính xác, đáng tín cậy khi tiến hành giám sát việc thi hành pháp luật về khiếu nại, tố cáo của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, trong quá trình xây dựng Nhà nước pháp quyền hiện nay thì tăng cường quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo là một yêu cầu tất yếu mà trong đó công tác phân loại đơn, thư cũng cần phải đảm bảo cả về nội dung và hình thức.
Từ ý nghĩa và mục đích cho thấy, công tác phân loại đơn thư không chỉ mang tính chất nghiệp vụ hành chính thuần túy mà cao hơn là sự nhạy bén chính trị và pháp luật để thấy được, hiểu được điều gì đang xảy ra đằng sau một lá đơn. Dưới giác độ phân loại đơn thư cho ta thấy khối lượng công việc là rất lớn và qua nhiều công đoạn đòi hỏi việc xử lý thông tin trong phân loại phải chính xác, đầy đủ, kịp thời, đảm bảo đúng mục đích. Đó là việc tách đơn khiếu nại, tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị, đơn trùng lặp, đơn không đúng thẩm quyền, đơn không đủ điều kiện giải quyết…
Tóm lại, việc phân loại đơn thư có ý nghĩa như một bước xác định trách nhiệm giải quyết để chuyển đến đúng cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền giải quyết. Thông qua hoạt động phân loại và xử lý đơn, thư, HĐND có thể nắm được, đánh giá được tình hình khiếu nại, tố cáo như số lượng khiếu nại, tố cáo phát sinh hàng năm, lĩnh vực có nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo và nguyên nhân của nó; trình độ am hiểu pháp luật của người dân, việc vận dụng pháp luật của cơ quan nhà nước. Qua đó có thể dự báo được tình hình trật tự, an ninh xã hội tại một địa phương; đồng thời cũng đánh giá được hiệu quả công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền như việc giải quyết kịp thời hay để đơn thư tồn đọng, tỷ lệ giải quyết đúng, sai. Do đó, việc phân loại đơn, thư phải được tổ chức một cách khoa học, chặt chẽ; phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và đúng quy định của pháp luật.
Sĩ Tiến