Trên cơ sở các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và Công văn của Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng về kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; để khắc phục, chấn chỉnh các tồn tại theo kết luận kiểm tra và làm tốt công tác bảo vệ bí mật nhà nước, Thường trực Tỉnh ủy đề nghị các đơn vị thực hiện một số nội dung sau:
Tiếp tục thực hiện nghiêm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng, Tỉnh ủy và các đơn vị liên quan. Nhất là, Công văn số 6466-CV/TU ngày 15/12/2023 của Thường trực Tỉnh ủy về triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lưu trữ đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh từ nay đến năm 2028. Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước đáp ứng yêu cầu thực tiễn đơn vị. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, huớng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
Thực hiện tốt việc sắp xếp lưu trữ
Công tác văn thư: rà soát và thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển văn bản đến và trình ký, đăng ký, phát hành vãn bản đi tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan. Tăng cường sử dụng chữ ký số của đơn vị, cá nhân để phát hành, xử lý văn bản trên môi trường mạng và lập hồ sơ điện tử; số hóa đầy đủ văn bản đi, văn bản đến tại văn thư cơ quan. Đặc biệt, chú trọng việc quản lý, phát hành và lưu văn bản có chứa độ mật đúng quy định.
Chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc ở mỗi cán bộ, công chức đảm bảo đầy đủ nội dung, thành phần để giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng yêu cầu; lập hồ sơ các cuộc họp, làm việc đúng thời hạn, thành phần quy định.
Công tác lưu trữ: tăng cường đôn đổc, hướng dẫn các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, nhất là các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện tập trung tài liệu, chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp đầy đủ thành phần tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh theo quy định. Các lưu trữ cơ quan thực hiện thu thập triệt để các loại hình tài liệu (bao gồm: tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cán bộ, công chức để quản lý tập trung, kịp thời khai thác quản lý, sử dụng.
Công tác bảo vệ bí mật nhà nước: tiếp tục thực hiện nghiêm Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản hướng dẫn. Không đăng ký văn bản mật đi, văn bản mật đến trên các máy tính có kết nối mạng khi chưa áp dụng các biện pháp bảo mật. Văn bản mật khi phát hành phải đảm bảo đủ thể thức, nội dung, đóng dấu đúng quy định. Thực hiện đầy đủ quy trình, thủ tục, thẩm quyền sao chụp văn bản mật (dấu bản số, bản sao số, bản sao bí mật nhà nước...). Thực hiện thống kê tài liệu mật khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; tổ chức giải mật, điều chỉnh, gia hạn, tiêu hủy tài liệu mật theo quy định. Đơn vị được giao chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có chứa độ mật sử dụng tại các cuộc họp của cấp ủy cần phối hợp với văn phòng cấp ủy xác định số lượng đại biểu tham dự cuộc họp để phát hành văn bản.
Các đơn vị bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư độc lập, trang bị tủ có khóa để bao quản tài liệu mật, con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; bố trí cán bộ làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ có chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Thường xuyên động viên cán bộ, công chức làm nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tự học tập nâng cao trình độ và tích cực học tập khi được cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ.
Lê Lài