Với số lượng đại biểu HĐND tỉnh hiện nay gồm 72 vị, trong đó có 08 đại biểu chuyên trách. Về cơ cấu ổn định từ đầu nhiệm kỳ, Thường trực bao gồm Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh đồng thời là Ủy viên Trung ương Đảng, Bí thư tỉnh ủy; Phó Chủ tịch HĐND là Tỉnh ủy viên và 01 Ủy viên Thường trực cùng hoạt động chuyên trách, trong đó có 02 vị có học vị thạc sỹ. Đối với các Ban, tổng số thành viên của 3 ban là 17 đồng chí đều là Lãnh đạo các ngành, cơ quan chủ chốt của tỉnh, trong đó có 06 vị chuyên trách là Trưởng, Phó các Ban HĐND, đều có trình độ từ 1 đến 2 bằng đại học, một số vị có học vị thạc sĩ, tiến sĩ. Như vậy, để có thể làm tốt nhiệm vụ là cơ quan tham mưu cho 72 vị đại biểu HĐND tỉnh có trình độ như trên đòi hỏi có những yêu cầu khá cao về tổ chức, cơ cấu, trình độ quản lý và năng lực chuyên môn của chuyên viên, cán bộ, công nhân viên Văn phòng để phục vụ HĐND một cách hiệu quả.
Về điều kiện vật chất, cơ sở hạ tầng, Văn phòng có trụ sở làm việc tương đối khang trang, các phòng chức năng được bố trí biệt lập, yên tĩnh, máy móc trang thiết bị đầy đủ, máy tính có kết nối mạng internet trong suốt giờ làm việc để tạo các tiện nghi tối đa phục vụ cho công việc của đại biểu HĐND tỉnh chuyên trách và cho công tác của Văn phòng. Về việc chăm sóc đời sống vật chất cho cán bộ, công chức văn phòng, tại kỳ họp cuối nămd 2007, HĐND tỉnh đã ban hành Nghị quyết 103/2007/NQ-HĐND về một số khoản chi cho hoạt động của HĐND, trong đó có các chế độ cho CBCC phục vụ các hoạt động của HĐND như chế độ chi hội nghị, hội thảo, chế độ phụ cấp giám sát, phụ cấp trang phục… Ngoài ra, việc cộng tác viết tin, bài cho Báo NĐBND, Bản tin HĐND tỉnh, Website HĐND tỉnh đã tạo một nguồn thu nhập tương đối để cho cán bộ, chuyên viên văn phòng HĐND tỉnh yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với Văn phòng. Không dừng lại ở việc tạo điều kiện vật chất, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, Văn phòng còn tạo điều kiện cho CBCC được dự các lớp bồi dưỡng nâng cao năng lực chính trị, năng lực chuyên môn, dự các khóa bồi dưỡng kỹ năng viết tin, bài để đưa tin cho Bản tin HĐND tỉnh và cộng tác với các tờ báo trong, ngoài tỉnh, các khóa bồi dưỡng kỹ năng sử dụng các phần mềm chuyên dụng như phần mềm trình chiếu Powerpoint, phần mềm xử lý hình ảnh Photoshop… để phục vụ cho công tác chuyên môn. Cũng có lẽ do được quan tâm tạo điều kiện hoạt động cho Văn phòng cả về đào tạo nguồn nhân lực lẫn cơ sở vật chất, tinh thần, nên Văn phòng đã có một phần đóng góp vào hoạt động chỉ đạo, điều hành của Thường trực, các Ban HĐND tỉnh.
Đối với công tác tham mưu chuẩn bị kỳ họp, Văn phòng đã tham mưu cho Thường trực HĐND tỉnh tổ chức Hội nghị liên tịch để thống nhất nội dung, thời gian và phân công chuẩn bị kỳ họp. Theo quy định, Hội nghị liên tịch được chuẩn bị trước 40 ngày đối với kỳ họp thường kỳ, tuy nhiên tại Đồng Nai, việc tổ chức Hội nghị liên tịch thường là trước 60 ngày để đảm bảo chuẩn bị một cách chu đáo các nội dung trình ra kỳ họp, nhất là đối với các dự thảo đề án. Đối với việc chuẩn bị các kỳ họp cho năm 2008, Thường trực HĐND tỉnh đã tổ chức chỉ một HNLT cho tất cả các kỳ họp trong năm để tránh mất thời gian không cần thiết. Tại hội nghị đã thống nhất một số nội dung quan trọng như: thời gian gửi báo cáo, tờ trình, hồ sơ thẩm định Nghị quyết và Dự thảo Nghị quyết về Thường trực HĐND tỉnh phải tuân thủ thời gian theo quy định của Luật ban hành VBQPPL, nếu chậm hơn thời gian quy định, sẽ không được đưa vào chương trình kỳ họp. Trường hợp có thay đổi, bổ sung thêm nội dung chương trình, UBND tỉnh phải có kiến nghị trước 60 ngày đối với mỗi kỳ họp; Việc trình bày các báo cáo, tờ trình tại kỳ họp chỉ được tiến hành trong vòng 10-20 phút để đảm bảo thời gian cho thảo luận, chất vấn và trả lời chất vấn.
Công tác phục vụ cho kỳ họp tại Đồng Nai thời gian qua đã có một số cải tiến tích cực. Tại kỳ họp cuối năm 2007 tại Đồng Nai đã tổ chức mô hình “HĐND điện tử”, chuyển toàn bộ hoạt động trao đổi thông tin và quản lý điều hành của HĐND tỉnh từ văn bản bằng giấy viết truyền thống sang thông tin điện tử qua phần mềm quản lý văn bản của Đồng Nai hoặc qua email, hoàn toàn không sử dụng tài liệu giấy. Mọi liên hệ giữa Chủ tọa đoàn, thư ký đoàn, bộ phận nghiệp vụ ở bên ngoài đều qua hệ thống mạng, vì thế giải quyết công việc nhanh, chính xác, bảo đảm cập nhật những thông tin mới nhất. Ngoài ra, các báo cáo, tờ trình trình ra kỳ họp đều được chuyển sang dạng file chiếu, trong đó tóm tắt những chi tiết cơ bản nhất và minh họa bằng hình ảnh, vừa đẹp mắt, vừa dễ theo dõi. Chính vì vậy mà đã tạo được tiện nghi thoải mái tối đa cho đại biểu tiết kiệm thời gian tra cứu hồ sơ để suy nghĩ, đóng góp ý kiến cho kỳ họp.
Chính vì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động điều hành, đặc biệt cho công tác phục vụ kỳ họp, nên các nội dung phục vụ kỳ họp có điều kiện hoàn thành đạt yêu cầu chất lượng. Ngoài việc truyền hình trực tiếp trực tiếp các phiên khai mạc, chất vấn-trả lời chất vấn và phiên bế mạc theo luật định, Văn phòng phân công nhóm chuyên viên cộng tác với Đài Phát thanh& truyền hình thống nhất nội dung, tiến hành thực hiện một số phóng sự phản ánh từ ý kiến của cử tri do đại biểu chuyển tải về tại đợt TXCT trước kỳ họp, phát tại kỳ họp và phát trên sóng phát thanh& truyền hình trước và trong thời gian diễn ra kỳ họp. Việc phát sóng này đã tạo nên một hiệu ứng tích cực, thu hút sự quan tâm của cử tri đối với kỳ họp, thể hiện được vị thế, vai trò của đại biểu HĐND.
Sau mỗi kỳ họp, Văn phòng đều tham mưu cho Thường trực HĐND tỉnh tổ chức họp rút kinh nghiệm công tác phục vụ tổ chức, điều hành kỳ họp. Sau kỳ họp cuối năm 2007, tại Đồng Nai đã thống nhất mẫu tờ trình đọc tại kỳ họp, thống nhất giao cho Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Văn phòng ĐĐBQH&HĐND tỉnh và các cơ quan chức năng họp, nghiên cứu, thống nhất về thể thức, bố cục của tờ trình trình tai kỳ họp để bảo đảm ngắn gọn, súc tích, đầy đủ, tiết kiệm thời gian cho kỳ họp. Kết quả, đến nay Sở Tư pháp đã có báo cáo về kết quả cuộc họp, trình Thường trực HĐND tỉnh thống nhất ý kiến với UBND tỉnh để chỉ đạo triển khai thực hiện.
Về công tác khảo sát, giám sát, Văn phòng đã ban hành quy trình mẫu đối với các công việc mà chuyên viên phải làm để phục vụ một đoàn giám sát như: mẫu giấy mời, mẫu Quyết định, thu thập báo cáo, phương tiện, liên hệ các đơn vị chịu sự khảo sát, giám sát, nghiên cứu chính sách, pháp luật liên quan đến nội dung cần giám sát để có cơ sở tham mưu các nội dung cần đề xuất, kiến nghị sau giám sát. Ngoài ra, Văn phòng còn quy định hàng tháng, mỗi chuyên viên phải báo cáo về tình hình triển khai thực hiện các kiến nghị sau giám sát đối với những nội dung giám sát do mình làm thư ký đoàn. Thực hiện được điều này, tại Đồng Nai đã góp phần nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của hoạt động giám sát.
Cũng liên quan đến công tác giám sát, tại Đồng Nai, Thường trực HĐND tỉnh đang chủ trì đề án “Nâng cao chất lượng hoạt động và hoạt động giám sát của tổ đại biểu HĐND tỉnh”, trong đó có đã thành lập tổ chuyên viên giúp việc cho các tổ đại biểu HĐND tỉnh. Việc tham mưu xây dựng và triển khai thực hiện tốt các đề án này là do đội ngũ lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng đảm nhận. Trong quá trình thực hiện đề án, chuyên viên giúp việc cho tổ vừa là người tham mưu xây dựng chương trình hoạt động, làm thư ký các cuộc khảo sát, giám sát của tổ và là đầu mối liên hệ giữa tổ đại biểu HĐND tỉnh với Thường trực HĐND tỉnh trong suốt thời gian thực hiện đề án. Đề án vừa được triển khai từ đầu năm 2008, đến cuối năm 2008 Thường trực HĐND tỉnh sẽ tổ chức sơ kết đánh giá tình hình, trên cơ sở những khó khăn, vướng mắc trong hoạt đọng của tổ sẽ được đề xuất tháo gỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tổ đại biểu HĐND tỉnh hoạt động. Qua kết quả hoạt động quý I-2008 của tổ đại biểu HĐND tỉnh, toát lên qua hoạt động giám sát là hiệu quả rõ rệt vì cac tổ đại biểu thường nắm rất sát những vấn đề thiết thực của từng địa phương, hơn nữa hoạt động giám sát sẽ giúp phát huy được vai trò, vị thế, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn của vị tổ trưởng tổ đại biểu để đem lại kết quả thiết thực. Hơn nữa, đây cũng là một động thái của Thường trực HĐND tỉnh để có tính chất đón đầu cho trường hợp trong tương lai, nếu không còn HĐND cấp trung gian thì Thường trực HĐND tỉnh vẫn nắm rất sát tình hình thực hiện Nghị quyết của HĐND tỉnh trên phạm vi toàn tỉnh nhờ vào hoạt động của tổ đại biểu HĐND tỉnh.
Để có được một số kết quảbước đầu trong công tác tham mưu giúp việc, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng ngay càng cao của HĐND tỉnh, của Thường trực HĐND, các Ban HĐND, các đại biểu HĐND tỉnh, đội ngũ lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng đã có nhiều nỗ lực trong trau dồi nghiệp vụ, tích cực phối hợp với các đơn vị có liên quan đe tham mưu, phục vụ các hoạt động của HĐND tỉnh đạt chất lượng yêu cầu, phát huy được tinh thần tích cực chủ động, sáng tạo, đáp ứng chương trình cải cách hành chính, phù hợp với lộ trình hội nhập của đất nước trong thời kỳ mới.
Kim Chung