Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh hướng dẫn bổ sung quy trình xử lý văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Qua đó, hướng dẫn cụ thể đối với cán bộ công chức về quy trình xử lý ban đầu, vai trò của lãnh đạo (tiếp nhận thông tin, giao việc, kiểm soát thực hiện), vai trò của chuyên viên (nhận thông tin, thực hiện, xin ý kiến, hoàn thiện); vai trò của người xử lý chính, vai trò phối hợp… Qua đó, làm rõ tiện ích của phần mềm nhằm giảm thiểu tiến đến triệt tiêu việc photo văn bản đến, giúp cho mọi cán bộ, công chức có liên quan đến một hồ sơ công việc đều nắm được việc mình cần làm và kiểm soát quy trình soạn thảo văn bản, khắc phục được trường hợp trưởng phòng không nắm rõ được công việc của chuyên viên giúp việc các Ban HĐND tỉnh do các Ban giao việc trực tiếp. Việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc vì thế đã, đang và sẽ luôn là một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của mỗi cán bộ công chức, là một trong những tiêu chuẩn đánh giá CBCC hàng năm.
Tại buổi hướng dẫn, Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh đã quán triệt toàn thể chuyên viên việc truy cập hệ thống hàng ngày để nhận và xử lý thông tin. Đối với cán bộ lãnh đạo là Thường trực HĐND, Trưởng, phó chuyên trách các Ban HĐND tỉnh do điều kiện công tác thường xuyên đã được trang bị máy tính xách tay cài đặt mạng riêng ảo (VPN) để xử lý văn bản ngoài văn phòng, Đối với việc một loại văn bản (cùng số đến) nhưng đến nhiều bản, gửi nhiều chủ thể của cơ quan (Ví dụ 05 bản gửi Thường trực HĐND, các Ban HĐND và Văn phòng) và đều là chủ thể xử lý chính, phần mềm cũng được thiết kế khả năng có nhiều luồng xử lý đối với một cùng một số đến, qua đó các cán bộ công chức có thể liên quan đến một hoặc một lúc nhiều luồng xử lý văn bản vẫn có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình đối với từng luồng, đồng thời kiểm soát được toàn bộ thông tin liên quan đến một hồ sơ công việc ban đầu, tránh được việc trùng dẫm lẫn nhau do giữa các chủ thể nhầm lẫn về vai trò của người xử lý chính.
Kim Chung