Theo tại điều 50 Nghị định số 79/200/NĐ-CP ngày 08.12.2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực có quy định: “ Việc công chứng, chứng thực di chúc liên quan đến bất động sản có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào” . Với quy định này có thể hiểu việc công nhận về mặt pháp lý đối với di chúc có thể được thực hiện ở cả 03 nơi: Phòng công chứng Nhà nước, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. Điều này còn được khẳng định ở quy định tại khoản 4 điều 14 của Nghị định: “ Một việc công chứng hoặc chứng thực mà Nghị định này quy định cùng thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác nhau thì văn bản công chứng hoặc văn bản chứng thực được thực hiện tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào trong số các cơ quan đó đều có giá trị ngang nhau”.
Với quy định của pháp luật như vậy, với điều kiện vị trí địa lý thì có thể thấy rằng người dân chọn UBND cấp xã để xác nhận di chúc – văn bản thể hiện ý chí cá nhân mình về tài sản riêng- là thuận lợi trong việc đi lại liên hệ, cán bộ thuộc UBND cấp xã lại là những người gần gũi, nắm rõ về tài sản của người để lại di chúc tạo thuận lợi hơn trong xác minh làm rõ các vấn đề có liên quan . Hơn nữa, việc chứng thực di chúc ở cấp xã còn có thuận lợi hơn các phòng công chứng về thời gian vì cấp xã thường ít gặp phải tình trạng quá tải như ở các phòng công chứng. Thế nhưng thực tế thì người dân vẫn thích chọn phòng công chứng để công chứng di chúc cho mình.
Vì sao người dân không chọn UBND cấp xã chứng nhận di chúc để hưởng sự thuận lợi mà lại tìm đến phòng công chứng xa xôi hơn, luôn luôn trong tình trạng quá tải, lệ phí như nhau để chứng nhận di chúc? Lý giải điều này có những lý do của nó.
Theo tâm lý chung của người dân thậm chí ngay cả những cơ quan tiếp nhận văn bản công chứng, chứng thực vẫn quen với khái niệm công chứng hơn khái niệm chứng thực và thích những văn bản công chứng hơn các văn bản chứng thực mặc dù giá trị là như nhau. Tâm lý này do nhận thức sai lệch, chủ quan cho rằng: Công chứng có giá trị hơn chứng thực, thể hiện rõ ràng là người dân ngay cả khi liên hệ với UBND để chứng thực vẫn đề đạt yêu cầu là xin được công chứng.
Bên cạnh đó, mức độ tin tưởng của người dân đối với văn bản công chứng(trong bài viết đề cập đến di chúc) cao hơn vì: Về mặt nghiệp vụ công chứng, Cán bộ công chức thuộc các phòng công chứng thông thường có trình độ vững vàng hơn cán bộ thuộc các xã, có kinh nghiệm hơn, có khả năng hướng dẫn việc lập di chúc hoàn chỉnh, chặt chẽ tránh những sơ hở dẫn đến tranh chấp sau này. Cán bộ các phòng công chứng ổn định trong khi Cán bộ Tư pháp giữ trách nhiệm tham mưu cho UBND cấp xã trong họat động chứng thực thường thay đổi liên tục, không ổn định, phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc do đó việc tham mưu trong một số trường hợp không chính xác, ý thức trách nhiệm, sự gắn bó với công tác chuyên môn trong một số trường hợp không cao do vậy không tạo được mức độ tin tưởng cao như các phòng công chứng.
Một lý do cuối cùng, chế độ lưu trữ của các phòng công chứng chặt chẽ, khoa học hơn. Ngoài việc lưu trữ hồ sơ, các hợp đồng, giao dịch còn được lưu trữ trên hệ thống máy tính. Điểm e khoản 1 điều 21 còn quy định thẩm quyền của phòng công chứng là : “ Nhận lưu giữ di chúc” và thực tế các phòng công chứng thường nhận giữ di chúc cho nhân dân do đó khi công chứng di chúc người dân còn yêu cầu phòng công chứng lưu giữ di chúc cho mình đã tạo tâm lý yên tâm trong trường hợp đánh mất hoặc hư hỏng di chúc.
Bên cạnh những lý do như trên, trong một số trường hợp vì việc lập di chúc phức tạp do vậy UBND cấp xã chủ động hướng dẫn người dân liên hệ với phòng công chứng để chứng nhận di chúc do đó càng làm giảm đi số vụ việc chứng thực tại ủy ban. Đây là một thực tế có thật và có một phần do nguyên nhân khách quan.
Việc chọn lựa công chứng hay chứng thực di chúc là quyền của mỗi công dân, đây cũng chính là sự thể hiện của việc chọn lựa chất lượng phục vụ. Người dân có thể phải liên hệ ở nơi xa hơn, phải chờ đợi lâu hơn nhưng bù lại họ yên tâm về tình hợp pháp của di chúc mà mình lập. Về phía cơ quan nhà nước có trách nhiệm tôn trọng sự lựa chọn đó; không thể có việc từ chối công chứng hay chứng thực vì lý do thẩm quyền. Nêu lên vấn đề này, bản thân tôi chỉ muốn nói lên một hiện tượng có thật đang tồn tại và chính điều này cũng đặt ra yêu cầu về nâng cao chất lượng họat động trong lĩnh vực chứng thực ở UBND cấp xã.
N.T.O