Văn phòng có một đội ngũ cán bộ chuyên sâu, có trình độ chuyên môn phù hợp với từng lĩnh vực công tác, có phẩm chất đạo đức, tâm huyết, có kinh nghiệm. Do đại biểu dân cử là hoạt động theo nhiệm kỳ, vì vậy đặc điểm công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng đòi hỏi cán bộ công chức phải tinh thông nghiệp vụ, có tính chuyên nghiệp và có hiểu biết về chính sách pháp luật một cách hệ thống hóa, đồng thời phải không ngừng cập nhật kiến thức mới để có khả năng ứng đối nhanh nhạy trước mỗi vấn đề. Tại Quy chế làm việc của Văn phòng và của từng phòng chức năng có phân công phân nhiệm cụ thể, tránh chồng chéo nhiệm vụ giữa CBCC, bảo đảm sự phối hợp trong nội bộ các phòng và giữa các phòng được rõ ràng, minh bạch, hiệu quả. Đội ngũ cán bộ Văn phòng thường xuyên được cử đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận chính trị, được bồi dưỡng ngoại ngữ, vi tính, kỹ năng viết tin bài, quay phim chụp ảnh…để đảm bảo có thể độc lập thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách chủ động, hiệu quả. Về điều kiện vật chất, cơ sở hạ tầng đều được trang bị đầy đủ, cán bộ công chức văn phòng hầu như có đủ các điều kiện đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Đến giữa năm 2005, Văn phòng HĐND tỉnh bắt tay vào việc thiết lập Website của HĐND tỉnh. Đến nay, website đã cung cấp thông tin phong phú, được vận hành bởi một hệ thống chuyên viên, cộng tác viên cấp tỉnh và đều khắp các huyện, thị xã, thành phố. Tính đến thời điểm cuối năm 2010 số lượt truy cập của website đã lên đến con số 7.975.000 lượt, tương đương khoảng 4.000 lượt người truy cập mỗi ngày. Sau thành công bước đầu về quản lý, vận hành website, Văn phòng triển khai ứng dụng thành công mô hình “Văn phòng không giấy nháp” thông qua việc ứng dụng trao đổi thông tin qua mạng, đem lại hiệu quả tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, giảm thiểu việc photo, in ấn, phát hành tài liệu, giảm cước viễn thông. Từ năm 2007 Văn phòng đã tham mưu mô hình “HĐND điện tử”, số hóa toàn bộ hồ sơ tài liệu sử dụng tại các kỳ họp của HĐND và thông tin đến các đại biểu trong suốt các thời gian giữa hai kỳ họp, đảm bảo phục vụ công tác chỉ đạo điều hành kỳ họp hoàn toàn qua mạng. Đến thời điểm hiện tại, Văn phòng đang triển khai kế hoạch mở rộng cung cấp thông tin đến HĐND cấp huyện, cấp xã cùng với lộ trình của chương trình phát triển CNTT của tỉnh để theo đúng quy hoạch chung, tránh chồng chéo, lãng phí.
CBCC được nhận Giấy chứng nhận Chiến sĩ thi đua
cơ sở
vào dịp tổng kết hoạt động năm của Văn phỏng Trong công tác tham mưu tổ chức các cuộc họp, nhận thấy nội dung và cách thức tổ chức một số cuộc họp có thể được tổ chức lại khoa học hơn, số lượng cuộc họp và số giấy tờ hành chính có thể giảm hơn nữa, Văn phòng đã tham mưu cho Thường trực HĐND tỉnh ban hành Quyết định số 05/QĐ-HĐND ngày 11/02/2009 về việc thực hiện giảm họp, giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước phục vụ hoạt động HĐND, nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả cải cách hành chính nhà nước. Qua quá trình triển khai thực hiện đã giảm một số cuộc họp các cuộc họp tổ đại biểu HĐND tỉnh, họp giao ban giữa các Ban HĐND tỉnh với Ban HĐND cấp huyện hàng quý. Đồng thời, nâng cao chất lượng các cuộc họp thông qua đổi mới nội dung, phương pháp thực hiện, ứng dụng hiệu quả họp trực tuyến đối với một số hội nghị; giảm giấy tờ, văn bản đến thông qua thực hiện việc quét (scan) 100% văn bản đến để xử lý bằng hệ thống QLVB-HSCV.
Trước kỳ họp, Văn phòng đã tham mưu tổ chức Hội nghị liên tịch để thống nhất nội dung, thời gian và phân công các ban, ngành chuẩn bị kỳ họp. Từ năm 2008, tại Đồng Nai hầu như chỉ tổ chức chỉ một HNLT cho tất cả các kỳ họp trong năm để tạo điều kiện về thời gian cho các cơ quan chủ động trong việc xây dựng báo cáo, đề án, tờ trình trình ra kỳ họp. Văn phòng tham mưu cho hội nghị để thống nhất một số nội dung quan trọng nhằm tổ chức điều hành tốt kỳ họp như: thời gian gửi báo cáo, tờ trình, hồ sơ thẩm định Nghị quyết và Dự thảo Nghị quyết về Thường trực HĐND tỉnh tuân thủ thời gian theo quy định của Luật ban hành VBQPPL. Trường hợp có thay đổi, bổ sung thêm nội dung chương trình phải có kiến nghị trước 60 ngày đối với mỗi kỳ họp; Việc trình bày các báo cáo, tờ trình tại kỳ họp chỉ được tiến hành trong vòng 10-20 phút để tiết kiệm thời gian cho kỳ họp.
Bên cạnh việc tham mưu Hội nghị liên tịch, một công việc quan trọng thực hiện trước kỳ họp là việc tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi đến UBND tỉnh xem xét, trả lời tại kỳ họp. Đây là một nội dung được đông đảo cử tri quan tâm. Trên cơ sở ý kiến tại các buổi tiếp xúc cử tri trước và sau kỳ họp của đại biểu HĐND tỉnh, Văn phòng phân loại các ý kiến, kiến nghị của cử tri thuộc thẩm quyền của địa phương đề nghị UBND tỉnh xem xét trả lời; những ý kiến, kiến nghị thuộc thẩm quyền của Trung ương, đề nghị các bộ, ngành xem xét, trả lời. Trung bình mỗi kỳ họp HĐND tỉnh có khoảng 40-60 ý kiến được UBND tỉnh trả lời tại kỳ họp. Những nội dung trả lời này chính là cơ sở để đại biểu truyền đạt đến cử tri tại các đợt TXCT sau kỳ họp theo luật định. Đối với các nội dung trả lời chưa thỏa đáng, đại biểu sẽ đăng ký chất vấn ngay tại kỳ họp để làm rõ vấn đề.
CBCC phục vụ công tác hậu cần tại kỳ họp HĐND
tỉnh
Cũng qua tổng hợp ý kiến cử tri, nhóm chuyên viên Văn phòng đã chọn lọc một số nội dung tiêu biểu mang tính thời sự, bức xúc của cuộc sống kinh tế xã hội để cộng tác với Đài Phát thanh& truyền hình để tiến hành thực hiện một số phóng sự, phát tại kỳ họp và phát trên sóng phát thanh& truyền hình trước và trong thời gian diễn ra kỳ họp nhằm mục đích tuyên truyền cho kỳ họp. Việc phát sóng này đã tạo nên một hiệu ứng tích cực, thu hút sự quan tâm của cử tri đối với kỳ họp, thể hiện được vị thế, vai trò của đại biểu HĐND.
Nhiệm kỳ qua, công tác phục vụ kỳ họp đã có một số cải tiến tích cực, ngoài việc ứng dụng CNTT để thực hiện thành công mô hình “HĐND điện tử”, Văn phòng phối hợp với Đài PTTH Đồng Nai thực hiện truyền hình trực tiếp trực tiếp các phiên khai mạc, chất vấn-trả lời chất vấn và phiên bế mạc theo luật định, Tại phiên chất vấn, các đại biểu đem ra phân tích, đặt vấn đề chất vấn đề nghị làm rõ về bản chất sự việc cũng như nêu rõ trách nhiệm của các cơ quan chức năng và các giải pháp, biện pháp khắc phục triệt để, dứt điểm. Góp phần làm cầu nối giữa các vị đại biểu và Chủ tọa kỳ họp, các cơ quan chức năng tham gia trả lời chất vấn là một công việc mang tính chuyên môn hóa cao độ vì yêu cầu về kiến thức của CBCC tham mưu phải rộng và sâu, đồng thời đòi hỏi các thao tác soạn thảo văn bản phải chính xác, thành thục đáp ứng yêu cầu khắc nghiệt về thời gian, không cho phép có sai sót. Từ kỳ họp cuối năm 2007, Văn phòng đã tham mưu cho Thường trực HĐND tỉnh để đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo nghiên cứu, thống nhất mẫu tờ trình bảo đảm ngắn gọn, súc tích về nội dung nhưng vẫn đúng về thể thức theo quy định. Ngoài ra, sau mỗi kỳ họp Văn phòng đều tham mưu cho Thường trực HĐND tỉnh tổ chức họp rút kinh nghiệm công tác phục vụ tổ chức, điều hành.
Về công tác tham mưu các hoạt động khảo sát, giám sát, khâu chọn vấn đề giám sát và thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến vấn đề giám sát có vai trò đặc biệt quan trọng. Vấn đề giám sát là những vấn đề bức xúc đang được quan tâm, trong quá trình thực hiện có vấn đề cần giám sát, hoặc những vấn đề thông qua tiếp xúc cử tri, các cử tri kiến nghị nhiều lần nhưng chưa được giải quyết dứt điểm. Văn phòng giúp các đại biểu thu thập thông tin, tài liệu có liên quan về vấn đề giám sát làm cơ sở để xem xét, đánh giá kết quả tổ chức thực hiện của đơn vị chịu sự giám sát. Về quy trình và thể thức, Văn phòng đã thống nhất quy trình mẫu đối với các công việc phục vụ một đoàn giám sát để chuẩn hóa trong toàn Văn phòng. Hàng tháng, mỗi chuyên viên phải báo cáo về tình hình triển khai thực hiện các kiến nghị sau giám sát đối với những nội dung giám sát do mình làm thư ký đoàn. Thực hiện được điều này đã góp phần nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của hoạt động giám sát của HĐND tỉnh.
Công tác tiếp dân, xử lý đơn thư kiếu nại, tố cáo của công dân: Văn phòng đã giúp Thường trực và Ban Pháp chế HĐND tỉnh tiếp công dân định kỳ hàng tuần tại phòng tiếp dân của tỉnh, tạo điều kiện để công dân trực tiếp trình bày khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, qua đó đã tham mưu đôn đốc việc giải quyết, trả lời công dân của cơ quan chức năng. Đồng thời tiếp nhận, tổng hợp, phân loại, chuyển đơn và theo dõi kết quả giải quyết của các cơ quan có thẩm quyền. Qua tiếp công dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, Văn phòng đã tham mưu tổ chức đối thoại trực tiếp đối với một số trường hợp cần thiết, có mời các cơ quan có liên quan để xem xét, đồng thời giải thích, hướng dẫn, động viên công dân hiểu, chấp hành. Bên cạnh đó, đối với một số vụ việc có tình tiết phức tạp, kéo dài, liên quan đến nhiều ngành nhiều cấp hoặc qua nghiên cứu cho thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Văn phòng tham mưu HĐND tỉnh giám sát để làm rõ nhằm tìm ra biện pháp giải quyết dứt điểm.
Bên cạnh đó, qua việc đưa tin, bài về hoạt động của HĐND lên website, Bản tin HĐND, các chuyên viên Văn phòng đã góp phần tích cực vào công tác tuyên truyền hoạt động HĐND đến cử tri. Chính những bài viết lột tả được chân thực, sinh động các hoạt động giám sát, khảo sát, tiếp xúc cử tri, những phiên chất vấn thẳng thắn mang tính phản biện cao, chứa đựng đầy tâm huyết của đại biểu do chuyên viên chuyển tải đến độc giả cùng với những tấm ảnh ghi lại thực tế hoạt động đại biểu đã giúp cử tri hiểu hơn và thêm tin yêu những người đại biểu do mình bầu ra. Qua đó cử tri càng thêm phấn khởi và có động lực đóng góp vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của địa phương, của đất nước.
Tự hào vì đã đóng góp một phần công sức vào thành công của nhiệm kỳ VII HĐND tỉnh, Văn phòng ĐĐBQH&HĐND tỉnh có sẵn tiền đề để bước vào công tác chuẩn bị cho các hoạt động của HĐND tỉnh khóa VIII trên cơ sở kế thừa những thành quả đạt được từ nhiệm kỳ VII để sẵn sàng nhiệm vụ của mình phục vụ HĐND tỉnh đáp ứng các yêu cầu của thời kỳ mới.
Ngô Trọng Phúc